Introduzione

Nella progressiva strutturazione dei sistemi interni di whistleblowing, successiva all’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023, uno degli aspetti che continua a emergere come maggiormente sottovalutato nella prassi applicativa riguarda il preventivo coinvolgimento delle rappresentanze o delle organizzazioni sindacali prima dell’adozione dell’atto organizzativo disciplinante il canale interno di segnalazione.

La prassi appare particolarmente evidente soprattutto nelle società ed enti che hanno affrontato l’implementazione del whistleblowing come un adempimento prevalentemente documentale, concentrando l’attenzione sulla piattaforma informatica e sulla nomina del gestore delle segnalazioni, ma trascurando la dimensione partecipativa, espressamente richiesta dal legislatore.

L’art. 4 c. 1 D.Lgs. 24/2023 stabilisce infatti che i soggetti del settore pubblico e privato, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, attivano propri canali di segnalazione interna. La formulazione normativa, pur sintetica, introduce un preciso obbligo procedimentale che si colloca a monte dell’adozione dell’atto organizzativo e che costituisce parte integrante della conformità del sistema whistleblowing.

Sul punto sono giustamente intervenute le Linee guida ANAC, nella versione approvata con delibera n. 478 del 26 novembre 2025, le quali hanno chiarito tanto l’ambito soggettivo del coinvolgimento sindacale quanto la natura dell’interlocuzione richiesta dal legislatore. Le indicazioni dell’Autorità assumono particolare rilievo poiché contribuiscono a delimitare il perimetro dell’obbligo, evitando interpretazioni eccessivamente estensive ma, al contempo, impedendo letture meramente formalistiche idonee a svuotare di contenuto il confronto preventivo.

L’esperienza applicativa maturata nel primo periodo di attuazione della disciplina mostra, infatti, come tale passaggio venga frequentemente gestito in maniera residuale: informative inviate contestualmente all’adozione dell’atto organizzativo, assenza di congrui termini per eventuali osservazioni, mancata tracciabilità del confronto oppure totale omissione dell’interlocuzione preventiva. Si tratta di impostazioni operative che, oltre a porsi in tensione con il dato normativo, rischiano di incidere sulla stessa tenuta dell’intero sistema whistleblowing.

In tale prospettiva, il coinvolgimento delle organizzazioni sindacali non può essere letto come un mero adempimento collaterale, bensì quale elemento del più ampio assetto procedurale volto a garantire affidabilità, trasparenza e conoscibilità del sistema interno di segnalazione.

L’obbligo di interlocuzione sindacale

Le Linee guida ANAC hanno chiarito che il riferimento normativo alle “rappresentanze o organizzazioni sindacali” deve essere interpretato avendo riguardo alle organizzazioni comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, alle RSA ovvero alle RSU di cui all’art. 51 D.Lgs. 81/2015.

La precisazione assume rilievo pratico significativo poiché delimita i soggetti destinatari dell’informativa preventiva ed evita il rischio di interlocuzioni indeterminate o non coerenti con il quadro normativo di riferimento. In particolare, ANAC ha evidenziato che, ove siano presenti RSA o RSU, l’informativa debba essere trasmessa a tali organismi; diversamente, occorrerà coinvolgere le articolazioni territoriali delle organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

Ancora più rilevante risulta tuttavia il chiarimento relativo alla natura del coinvolgimento sindacale. L’Autorità ha infatti escluso che la previsione normativa introduca un obbligo di accordo, concertazione o approvazione sindacale del sistema whistleblowing. L’espressione “sentite”, utilizzata dal legislatore, viene interpretata quale previsione di un’interlocuzione preventiva avente carattere essenzialmente informativo e consultivo.

Ciò significa che il datore di lavoro o l’ente non sono vincolati alle eventuali osservazioni formulate dalle organizzazioni sindacali né subordinano l’adozione del sistema whistleblowing al raggiungimento di una intesa. Parimenti, il decorso del termine assegnato per eventuali osservazioni non assume natura perentoria e non impedisce l’approvazione dell’atto organizzativo.

Tale impostazione appare coerente con la struttura della disciplina whistleblowing, la quale attribuisce all’ente la responsabilità organizzativa del sistema di gestione delle segnalazioni, mantenendo in capo all’organo di indirizzo la titolarità delle relative scelte strutturali e procedurali.

Ciò nondimeno, l’assenza di poteri impeditivi in capo alle organizzazioni sindacali non comporta la degradazione dell’interlocuzione a mero adempimento simbolico. Proprio le Linee guida ANAC precisano, infatti, che il coinvolgimento deve consentire alle OO.SS. di formulare eventuali osservazioni sull’implementazione del canale interno e sulla disciplina delle procedure di ricevimento e gestione delle segnalazioni.

Ne deriva che l’obbligo normativo non può considerarsi soddisfatto mediante comunicazioni generiche, prive di contenuti sostanziali o trasmesse quando l’atto organizzativo risulti già definitivamente approvato. Il senso della previsione è infatti quello di garantire un confronto preventivo effettivo, ancorché non vincolante, idoneo a consentire alle organizzazioni sindacali di conoscere gli elementi essenziali del sistema e, se del caso, formulare rilievi o osservazioni.

Il coinvolgimento sindacale come elemento di affidabilità del sistema

L’esperienza applicativa maturata nei primi anni di attuazione del D.Lgs. 24/2023 mostra come il whistleblowing stia progressivamente evolvendo da mero obbligo normativo a presidio organizzativo strettamente connesso alla credibilità del sistema di controllo interno dell’ente.

In tale contesto, anche il preventivo coinvolgimento delle organizzazioni sindacali assume una funzione che trascende il dato meramente procedurale. Il confronto previsto dall’art. 4 del decreto contribuisce infatti a rafforzare la conoscibilità del sistema, la trasparenza delle procedure e la percezione di affidabilità del canale interno presso la popolazione aziendale.

Sotto altro profilo, la corretta gestione dell’interlocuzione sindacale assume rilievo anche in chiave difensiva e probatoria. In un eventuale contesto ispettivo o sanzionatorio, la capacità dell’ente di documentare il rispetto dell’intero iter procedurale — inclusa la fase preventiva di consultazione — costituisce elemento rilevante ai fini della dimostrazione della conformità del sistema whistleblowing al quadro normativo vigente.

Da questo punto di vista, appare opportuno che gli enti adottino procedure formalizzate di coinvolgimento delle OO.SS., prevedendo tempistiche congrue, tracciabilità delle comunicazioni, conservazione delle osservazioni eventualmente ricevute e verbalizzazione degli incontri svolti.

Il coinvolgimento preventivo delle organizzazioni sindacali rappresenta dunque uno di quei passaggi che, pur apparentemente marginali, contribuiscono a definire il grado di maturità del sistema whistleblowing dell’ente. Ed è probabilmente proprio questa apparente marginalità ad averne determinato, sino ad oggi, una diffusa sottovalutazione operativa.