A partire dal 2026 i commercianti hanno l’obbligo di collegare digitalmente gli strumenti con cui registrano le vendite, come i registratori telematici o la procedura web dell'Agenzia delle Entrate, a quelli utilizzati per i pagamenti elettronici, cioè i POS fisici e virtuali.

Questo collegamento non richiede cavi o connessioni fisiche tra i dispositivi, ma si risolve in un'associazione logica da effettuare online all'interno del portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.

Per semplificare la procedura, l'esercente troverà nel portale l'elenco dei propri POS già precompilato, grazie ai dati che le banche e gli operatori finanziari trasmettono mensilmente all'amministrazione finanziaria entro la fine del mese successivo a quello dei pagamenti.

Entro il 31 luglio 2026 devono essere comunicati e registrati i collegamenti (o le variazioni) degli strumenti di pagamento elettronico attivati o modificati durante il mese di maggio 2026. 

Nel dettaglio, la procedura consiste nel registrare sul portale "Fatture e Corrispettivi" della propria area riservata l'abbinamento univoco tra la matricola del Registratore Telematico (o la procedura "Documento Commerciale on line") e l'identificativo del POS (terminal ID) fornito dall'operatore finanziario (Acquirer).

• per chi usa il Registratore Telematico: la registrazione avviene tramite la funzionalità web denominata "Gestione collegamenti";

• per chi usa la procedura online: il collegamento si effettua direttamente all'interno dell'applicazione "Documento Commerciale on line".

La scadenza del 31 luglio 2026 e le regole a regime

Il meccanismo di aggiornamento prevede finestre temporali ben precise a seconda del mese in cui i dispositivi elettronici vengono installati o modificati.

Per i POS attivati nei mesi successivi alla fase di avvio, il collegamento deve essere registrato tra il sesto e l'ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione o variazione. Di conseguenza:

I POS attivati o modificati nel corso del mese di maggio 2026 devono essere inderogabilmente registrati e collegati entro il 31 luglio 2026.

L'aggiornamento dei dati sulla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate è obbligatorio nei seguenti casi:

• associazione di un POS esistente a un altro RT già in uso;

• installazione e attivazione di un nuovo Registratore Telematico o di un nuovo POS;

• dismissione definitiva di uno strumento di pagamento o di un registratore di cassa.

Esclusioni ed esenzioni dall'obbligo

Non tutti i pagamenti elettronici tracciati sono soggetti a questo tipo di comunicazione. La normativa prevede l'esclusione dall'obbligo di collegamento per:

• corrispettivi derivanti da distributori automatici (vending machine), ricariche di veicoli elettrici e cessione di carburanti;

• attività esonerate dalla memorizzazione elettronica (es. tabacchi, giochi e lotterie, vendite a distanza);

• esercenti che certificano tutti i propri corrispettivi esclusivamente tramite emissione di fattura.

Se un commerciante utilizza un POS ad uso promiscuo (sia per vendite con documento commerciale che per attività esonerate come i tabacchi), il collegamento rimane comunque obbligatorio. Se invece possiede un POS dedicato esclusivamente a operazioni esenti o a sole fatture, può dichiararne l'esclusione definitiva sul portale web per evitare sanzioni.

Attenzione alle sanzioni per errata registrazione

L'Agenzia delle Entrate ricorda che al momento dell'emissione del documento commerciale l'esercente deve continuare a registrare fedelmente il tipo di incasso effettuato (contanti, elettronico o ticket). L'errata indicazione o la mancata corrispondenza della modalità di pagamento in cassa comporta l'applicazione delle sanzioni pecuniarie previste dalla legge.

Per evitare contestazioni in fase di controllo, si raccomanda di verificare accuratamente i dati dell'Acquirer (codice fiscale e denominazione) sui contratti o sui report mensili prima di completare i collegamenti online.