La gestione dell’assenza per malattia, finalizzata a ricevere le tutele economiche e normative previste dalla legge (art. 2110 c.c.) rappresenta un aspetto di ordinaria gestione del rapporto di lavoro spesso percepito con una certa rigidità, in ragione del fondamentale rispetto degli obblighi di attenta comunicazione dell’assenza, anche e soprattutto nei casi di continuazione della malattia.

Non si parla, ovviamente, degli aspetti più delicati di gestione del periodo di comporto, specie in presenza di situazioni particolarmente delicate legate a condizioni di disabilità. La più recente giurisprudenza, infatti, qualifica come trattamenti discriminatori indiretti tutte le azioni ed i comportamenti di gestione che toccano la delicata linea di confine tra malattia e disabilità coinvolgendo gli obblighi di matrice comunitaria di ricerca di quegli accomodamenti ragionevoli che l’art. 5 Dir. UE 2000/78 e il D.Lgs. 62/2024 indicano come fondamentali per assicurare che la condizione di disabilità del lavoratore gli assicuri un trattamento scevro da condizionamenti esterni che possano sconfinare nella discriminazione indiretta (cfr. da ultima Cass. 8211/2026; Cass. 13734/2026).

Nel caso qui prospettato si fa invece riferimento alla ordinaria gestione della malattia, così come prevista dalla legge e dalla contrattazione collettiva e così spesso riportata anche nelle procedure e nei regolamenti aziendali. La gestione dell'assenza per malattia del lavoratore è infatti disciplinata da un insieme di obblighi legali e contrattuali volti a bilanciare la tutela della salute del dipendente con le esigenze organizzative del datore di lavoro.

La procedura è abbastanza lineare e prevede che:

• il lavoratore avverta tempestivamente il datore di lavoro della propria assenza dovuta a malattia. Questa comunicazione ha lo scopo primario di informare l'azienda per consentirle di adottare le necessarie misure organizzative finalizzate a sopperire alla mancanza del lavoratore. La giurisprudenza ha costantemente affermato che tale obbligo deriva dai principi generali di correttezza e buona fede nell'esecuzione del contratto di lavoro.
• successivamente alla prima comunicazione che dovrà avvenire in base alle regole e alle policy stabilite dall’azienda costruite sulla base delle disposizioni del CCNL applicato, il lavoratore deve giustificare l'assenza fornendo idonea documentazione medica. Con l'introduzione della trasmissione telematica del certificato di malattia, questo obbligo si adempie tramite l'invio diretto del certificato da parte del medico curante all'INPS, il quale a sua volta lo inoltra al datore di lavoro (in realtà il certificato è poi direttamente visibile sul portale dell’INPS nella pagina dedicata di accesso da parte del datore di lavoro). Il lavoratore è in questo caso tenuto solo a comunicare al datore di lavoro il numero di protocollo del certificato;
• rispetti le fasce orarie di garanzia per gli eventuali controlli disposti dall’INPS e dal datore di lavoro (art. 5 DL 463/83 e successive integrazioni; INPS circ. 95/2016; INPS mess. n. 4710/2023).

Qualora il lavoratore intenda riprendere l’attività anticipatamente rispetto alla prognosi prevista nel certificato medico, egli è tenuto a richiedere un nuovo certificato medico.

Analogamente, in caso di continuazione della malattia, l’assenza andrà giustificata mediante il rispetto della stessa procedura.

La contrattazione collettiva riprende e scandisce tale procedura. Nel settore Metalmeccanico Artigiano si stabilisce ad esempio che “il lavoratore, in caso di malattia o di infortunio non sul lavoro, al fine di consentire gli adeguamenti organizzativi necessari, deve avvertire i preposti aziendali tramite chiamata telefonica, email o fax direttamente ovvero tramite interposta persona, prima dell'inizio del suo normale orario di lavoro del giorno in cui si verifica l'assenza fatti salvi i casi di giustificato e documentato impedimento o accertata forza maggiore; successivamente deve giustificare l'assenza, inviando all'azienda, entro il secondo giorno di assenza, il certificato medico attestante la malattia o l'infortunio non sul lavoro ovvero il numero di certificato emesso dal medico curante”. Tale procedura si applica sia all'inizio della malattia sia in caso di sua continuazione o di insorgenza di nuova malattia. Nel settore Terziario è analogamente previsto che, salvo il caso di giustificato e comprovato impedimento, il lavoratore ha l'obbligo di dare immediata notizia della propria malattia al datore di lavoro e di comunicare il numero di protocollo identificativo del certificato medico inviato dal proprio medico curante; in caso di mancata comunicazione, trascorso un giorno dall'inizio dell'assenza, l'assenza stessa sarà considerata ingiustificata.

L'inosservanza di tali procedure configura pertanto una ipotesi di inadempimento contrattuale che può comportare la qualificazione dell'assenza come ingiustificata con l'avvio di un procedimento disciplinare a carico del lavoratore ai sensi dell’art. 7 L. 300/70.

Ma cosa accade quando la necessità di rispettare la tempestività degli obblighi di comunicazione porti il lavoratore ad usare mezzi di comunicazione più “informali” come i messaggi social attraverso WhatsApp?

Il caso è stato analizzato dal Tribunale di Udine con sentenza 13 aprile 2026, n. 167 nel contesto dell’impugnazione di un provvedimento disciplinare fondato sulla mancata tempestiva comunicazione della continuazione della malattia non secondo le procedure aziendali interne, bensì tramite WhatsApp. Negli ultimi anni l’uso dei social e la valutazione degli strumenti di messaggistica (quali appunto WhatsApp) alternativi alla posta e alla posta elettronica stanno entrando sempre più frequentemente nella gestione di alcuni aspetti del rapporto di lavoro. La velocità di comunicazione e la sicurezza di raggiungere subito il destinatario rispetto ad altri strumenti più formali quali la posta elettronica, rendono in alcuni casi particolarmente utile la scelta di questo mezzo. Ma deve trattarsi non solo di un uso già validato ed autorizzato dall’organizzazione aziendale, ma anche di un’alternativa rispetto ai canali ordinari (e più formali) di comunicazione, considerata la rilevanza degli obblighi contrattuali nascenti dal rapporto di lavoro.

La citata sentenza del Tribunale di Udine evidenzia come, in determinate circostanze, l'uso di canali di comunicazione informali come WhatsApp possa essere ritenuto idoneo ad adempiere all'obbligo di comunicazione quando:

1. la comunicazione raggiunga il suo scopo ossia permetta concretamente al datore di lavoro di organizzare le sostituzioni necessarie del lavoratore (nel caso specifico trattavasi di una Cooperativa sociale per accompagnamento disabili, pertanto la tempestività di comunicazione aveva uno scopo specifico da un punto di vista organizzativo);
2. esista un regolamento interno o comunque un’autorizzazione all’uso di canali di comunicazione alternativi;
3. sia tracciabile il riscontro da parte dell’organizzazione. Nel caso specifico, il comportamento posto in essere da parte del referente aziendale, che aveva risposto positivamente alla comunicazione via WhatsApp, aveva ingenerato nel lavoratore la "incolpevole convinzione della liceità della condotta tenuta".

Tuttavia, è utile ricordare che l’indicata decisione costituisce solo una ragionevole applicazione dei principi di correttezza e buona fede derivanti dalla valutazione del caso specifico e non può essere considerata come una generalizzata legittimazione nell'uso di canali informali al posto delle procedure aziendali previste in base alla legge e alla contrattazione collettiva. La via maestra per il lavoratore rimane l'osservanza scrupolosa delle disposizioni della legge e del CCNL di riferimento, nonché delle policy aziendali chiaramente definite.