L’art. 95 c. 3-bis TUIR è diventato il nuovo confine della deducibilità: per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto — inclusi i servizi di taxi e il noleggio con conducente (NCC) — la tracciabilità è condizione sine qua non per il riconoscimento del costo. Questa disposizione non risparmia nessuno: colpisce le aziende che sostengono la spesa direttamente e quelle che rimborsano analiticamente i dipendenti. Se il dipendente paga il taxi in contanti, l’azienda non può dedurre quel rimborso. È un automatismo che trasforma una consuetudine operativa in un onere fiscale aggiuntivo.

Le lacune del Modello Redditi 2026: dove indicare i costi non tracciati?

Nonostante la norma sia entrata in vigore con forza, la macchina burocratica dei modelli dichiarativi sembra essere rimasta un passo indietro. Analizzando le bozze e le istruzioni del Modello Redditi 2026, emerge un paradosso: l'Agenzia delle Entrate richiede la neutralizzazione dei costi non tracciati, ma non ha previsto uno spazio specifico per segnalarli.

Per quanto riguarda le spese di trasferta, il rigo RF31 (codice 3) rimane configurato per accogliere esclusivamente l'eccedenza dei limiti forfettari (i classici 180,76 o 258,23 euro). Non esiste un codice dedicato alla "mancata tracciabilità". Questo costringe i consulenti a una scelta difficile: forzare l'utilizzo del codice 3, con il rischio di confondere dati diversi, oppure rifugiarsi nel codice residuale "99" (altre variazioni in aumento). Questa ambiguità non è solo formale: complica l'attività di controllo automatizzato dell'Amministrazione Finanziaria e aumenta le probabilità di ricevere richieste di chiarimenti inutili.

Spese di rappresentanza: il paradosso della semplificazione apparente

Se per le trasferte il problema è dove mettere il dato, per le spese di rappresentanza (art. 108 c. 2 TUIR) la situazione appare più lineare, ma solo in virtù di un meccanismo di calcolo già complesso. Qui, la deducibilità è limitata dal cosiddetto plafond basato sui ricavi.

Il contribuente deve operare in due fasi:

• indicare l'intera spesa transitata a conto economico nel rigo RF23;
• calcolare la quota deducibile (rispettando sia il plafond che l'obbligo di tracciabilità) e indicarla come variazione in diminuzione nel rigo RF43.

In questo modo, il costo sostenuto in contanti viene "naturalmente" escluso dal calcolo della quota deducibile in RF43. Tuttavia, resta il dubbio interpretativo su come isolare correttamente queste voci nella contabilità interna, onde evitare che un errore a monte si trascini nella determinazione del reddito imponibile. Per i soggetti in contabilità semplificata, la sfida è ancora più ardua, dovendo riportare il dato netto nel rigo RG22 con il codice 8, senza poter mostrare i passaggi intermedi della decurtazione. 

Per le imprese in regime semplificato emergono criticità aggiuntive:

• le spese di trasferta deducibili confluiscono nel rigo RG16;
• le spese di rappresentanza nel rigo RG22 (codice 8).

Tuttavia, questi campi non consentono di mostrare il processo di calcolo né di separare la quota indeducibile da mancata tracciabilità, obbligando il contribuente a svolgere una gestione extracontabile accurata per evitare errori dichiarativi.

Il "buco nero" dell'IRAP e i soggetti in regime naturale

Se nel Modello Redditi la situazione è incerta, nel modello IRAP 2026 si raggiunge il massimo dell'opacità. La base imponibile IRAP segue regole proprie di derivazione dal bilancio, ma deve comunque recepire i divieti di deducibilità posti dalle norme speciali. Ad oggi, non esiste alcun codice nei righi IC o IP che permetta di isolare l'indeducibilità da "mancata tracciabilità".

Ancora più particolare è la situazione delle società di persone che non hanno optato per la determinazione dell'IRAP secondo il bilancio (regime naturale ex art. 5-bis DLgs. 446/97). Per queste realtà:

• gli omaggi e i beni distribuiti gratuitamente sono già considerati indeducibili a priori;
• le spese di vitto e alloggio legate alla rappresentanza restano deducibili (rigo IP6), ma solo se rispettano il nuovo diktat della tracciabilità.

Senza istruzioni chiare, il rischio è che molti contribuenti omettano le variazioni in aumento, esponendosi a sanzioni per infedele dichiarazione, o che, al contrario, procedano a doppie tassazioni per eccesso di prudenza.

L'onere della prova e la gestione contabile interna

Al di là della compilazione del modello, la vera sfida si gioca nella conservazione dei documenti. L'obbligo di tracciabilità sposta l'onere della prova interamente sul contribuente. Non basterà più esibire la fattura dell'hotel o la ricevuta del ristorante: sarà fondamentale allegare l'estratto conto della carta di credito o la ricevuta del POS.

Le aziende devono aggiornare i propri regolamenti interni sulle note spese, vietando tassativamente ai dipendenti l'uso del contante per vitto e alloggio, anche per piccoli importi. Un caffè pagato in contanti durante una trasferta, se inserito in una nota spesa analitica, diventa una complicazione gestionale che supera di gran lunga il valore monetario dell'operazione.

L’attesa di un chiarimento ufficiale

L'attuale disallineamento tra gli obblighi imposti dalla Legge di Bilancio e la struttura dei modelli Redditi e IRAP 2026 rappresenta un'anomalia che necessita di un intervento correttivo urgente. È probabile che l'Agenzia delle Entrate, a ridosso delle scadenze, pubblichi una circolare per confermare l'uso del codice "99" o per fornire istruzioni di "ripiego".

Tuttavia, questo modo di procedere "per emergenza" non giova alla certezza del diritto. In un sistema che punta tutto sulla compliance preventiva e sul concordato biennale, la chiarezza nelle regole di compilazione dei modelli dovrebbe essere una priorità assoluta. Per ora, il consiglio per i professionisti è quello di mantenere una rendicontazione extracontabile meticolosa di tutte le spese di rappresentanza e trasferta, distinguendo nettamente tra flussi tracciati e non, in attesa che il software dell'Agenzia si adegui alla severità delle norme che essa stessa è chiamata a far rispettare.