La gestione della Certificazione Unica (CU) 2026 rappresenta per il sostituto d'imposta un momento chiave del ciclo di compliance fiscale annuale. Più che un semplice adempimento formale, l'invio della CU assume una valenza sostanziale: sintetizza l'operato fiscale e previdenziale dell'anno, alimenta il sistema della dichiarazione precompilata e funge da base per i controlli automatizzati dell'Amministrazione finanziaria.

Con il Provvedimento n. 15707 del 15 gennaio 2026 l'Agenzia delle Entrate ha approvato il modello definitivo della CU 2026 (redditi 2025) con istruzioni, frontespizio e specifiche tecniche, confermando l'impianto strutturale consolidato e il ruolo centrale dei dati trasmessi.

L'adempimento richiede attenzione non solo alla tempestività dell'invio, ma anche alla qualità dei dati certificati. In quest'ottica, risulta essenziale conoscere con precisione soggetti obbligati, modalità di trasmissione, termini da rispettare e conseguenze dell'inosservanza degli obblighi.

Preliminarmente, va ricordato che la CU 2026 deve essere trasmessa dai sostituti d'imposta che, nel corso del 2025, hanno corrisposto somme o valori rilevanti ai fini delle ritenute alla fonte, nonché contributi previdenziali e assistenziali, o premi assicurativi dovuti all'INAIL. Non si tratta solo di compilare un modello fiscale: l'obbligo include le imprese, gli enti pensionistici, le amministrazioni pubbliche iscritte alle gestioni contributive dell'INPS (inclusa la Gestione dipendenti pubblici) e coloro che certificano redditi assimilati, autonomi o diversi. Anche in assenza di ritenute, l'obbligo sorge quando è dovuta contribuzione o assicurazione (ad esempio per lavoratori assicurati INPS o INAIL).

Modalità di presentazione del flusso telematico

L'invio della CU è esclusivamente telematico tramite i canali Entratel o Fisconline, direttamente oppure attraverso intermediari abilitati (art. 3 c. 3 DPR 322/1998 e successive modificazioni).  

Il flusso trasmesso all'Agenzia comprende:

• frontespizio, con dati del sostituto e dell'incaricato alla trasmissione;
• quadro CT, ove rilevante (ricezione telematica dei dati del modello 730-4);
• certificazioni CU, con dati fiscali e previdenziali relativi a lavoro dipendente, autonomo, provvigioni, redditi diversi e locazioni brevi.

È possibile trasmettere flussi distinti per tipologia reddituale (ad esempio lavoro dipendente/assimilati separatamente da lavoro autonomo/provvigioni), soluzione utile per facilitare la gestione dei grandi volumi di elaborazioni.

Fondamentale sul piano operativo è monitorare non solo l'invio, ma anche l'esito della trasmissione: la “presa in carico” del file non equivale alla presentazione valida dell'adempimento; solo la ricevuta di esito positiva costituisce prova di avvenuta presentazione.

In caso di scarto del file da parte del sistema telematico, la trasmissione si considera tempestiva qualora il flusso venga ritrasmesso correttamente entro i 5 giorni successivi alla data contenuta nella comunicazione di scarto; oltre tale termine, l'adempimento assume rilevanza ai fini sanzionatori.

Termini di scadenza

La CU 2026 conferma la cosiddetta “triplice scadenza”, con date distinte secondo il tipo di reddito certificato:

• 16 marzo 2026: termine generale per la trasmissione telematica delle CU relative a redditi di lavoro dipendente, assimilati, autonomo non abituale e redditi diversi. Entro la stessa data va consegnata la Certificazione Unica sintetica al percipiente (lavoratore, collaboratore, pensionato);
• 30 aprile 2026: termine specifico per le CU che contengono esclusivamente redditi di lavoro autonomo abituale e provvigioni non occasionali (rapporti di agenzia, mediazione, rappresentanza, procacciamento);
• 31 ottobre 2026: termine per la trasmissione delle CU che contengono esclusivamente redditi esenti o non dichiarabili mediante dichiarazione precompilata (coincidente, in genere, con la presentazione del modello 770).

Il rispetto di questi termini non è solo formale: determina la tempestività dell'adempimento e l'efficacia dei dati nella dichiarazione precompilata e nei controlli automatici.

Profili sanzionatori

La disciplina sanzionatoria applicabile alla Certificazione Unica trova fondamento nell'art. 4 c. 6-quinquies DPR 322/1998, che disciplina l'omessa, tardiva o errata trasmissione delle certificazioni da parte del sostituto d'imposta. L'omessa, tardiva o errata trasmissione della CU comporta l'applicazione di una sanzione pari a 100 euro per ciascuna certificazione non corretta o non presentata nei termini previsti, senza applicazione del cumulo giuridico per violazioni plurime, con un limite massimo complessivo di 50.000 euro per sostituto d'imposta.

Tuttavia, la disciplina prevede alcune forme di riduzione del carico sanzionatorio, tra cui:

• correzione entro 5 giorni dalla scadenza: la sanzione non si applica;
• correzione entro 60 giorni: la sanzione è ridotta a un terzo (circa 33,33 euro per certificazione) e il limite massimo complessivo per sostituto scende a 20.000 euro.

Certificazioni sostitutive e annullamenti

Sul piano operativo, assume rilievo anche la corretta gestione delle certificazioni sostitutive o di annullamento.

In caso di errore nei dati trasmessi, il sostituto è tenuto a inviare una nuova certificazione completa, barrando l'apposita casella “Sostitutiva” e indicando il protocollo telematico della certificazione da rettificare.

Qualora, invece, si renda necessario eliminare integralmente una certificazione precedentemente trasmessa, occorre utilizzare la funzione di annullamento secondo le specifiche tecniche previste dall'Agenzia delle Entrate.

La tempestività della rettifica incide direttamente sul regime sanzionatorio applicabile e, soprattutto, sulla corretta alimentazione della dichiarazione precompilata del percipiente.