Il panorama fiscale italiano, in materia di spese aziendali e di lavoro, ha subìto una profonda revisione a seguito degli interventi legislativi di fine 2024 e metà 2025. In particolare, i commi 81-83 dell'art. 1 della legge di bilancio 2025 (L. 207/2024), in combinato disposto con il D.Lgs. 192/2024 e, da ultimo, con l'art. 1 DL 84/2025, hanno introdotto un onere generalizzato di tracciabilità per specifiche spese sostenute in occasione di trasferte, missioni lavorative e per le spese di rappresentanza. A tal proposito, Assonime, con la Circ. 3 dicembre 2025 n. 26, ha fornito chiarimenti sul nuovo onere di tracciabilità.

Il requisito di tracciabilità si configura come una vera e propria conditio sine qua non:

• per la non concorrenza dei rimborsi alla formazione del reddito di lavoro dipendente o autonomo;
• per la deducibilità delle spese in sede di determinazione del reddito d'impresa e dell'IRAP per il datore di lavoro o committente.

La tracciabilità: un meccanismo anti-evasione con ripercussioni critiche

La ratio della nuova disciplina, come evidenziato dalla relazione tecnica alla legge di bilancio 2025, è essenzialmente anti-evasiva. L'obiettivo è quello di prevenire e contrastare fenomeni evasivi legati ai pagamenti in contanti, quali l'omessa fatturazione, l'omessa dichiarazione dei ricavi o l'omesso versamento dell'IVA da parte dei fornitori di beni e servizi. La norma introduce, di fatto, un meccanismo di contrasto d'interessi tra l'impresa acquirente del servizio e il prestatore/fornitore.

Tuttavia, l'analisi di Assonime solleva una forte critica sulla portata e le conseguenze della misura.

L'Associazione ritiene che l'onere della tracciabilità, così come formulato, risulti eccessivo e sproporzionato rispetto all'obiettivo dichiarato. Il mancato utilizzo di un mezzo di pagamento tracciabile comporta infatti una duplice penalizzazione:

• la tassazione del rimborso in capo al lavoratore che ha anticipato la spesa;
• la non deducibilità della medesima spesa in capo all'impresa datore di lavoro.

Questa duplicazione, sottolinea Assonime, colpisce soggetti (datore e lavoratore) diversi da quelli la cui presunta evasione si vorrebbe evitare (il fornitore/prestatore). Sarebbe stato preferibile, sul piano sistematico, intervenire direttamente sulle regole fiscali dei fornitori o, al limite, prevedere un'unica penalizzazione. Inoltre, l'onere appare ridondante nei casi in cui le forniture siano già rendicontate tramite fatturazione elettronica, dove il contrasto di interesse tra datore e lavoratore è già implicito.

Le trasferte: ambito di applicazione e limitazione territoriale

L'onere della tracciabilità è stato inserito in calce al comma 5 dell'art. 51 TUIR, che disciplina il regime fiscale delle indennità e dei rimborsi di spese per trasferte o missioni. Per la giurisprudenza, la trasferta si configura quando un dipendente, assunto per una sede specifica, è chiamato a svolgere la propria attività in un luogo diverso per ordine del datore di lavoro, a condizione che tale mutamento sia temporaneo e contingente, distinguendosi nettamente dal trasferimento definitivo.

Una delle modifiche più significative, apportata dal DL 84/2025, ha opportunamente limitato l'ambito di applicazione del requisito di tracciabilità alle sole spese di trasferta sostenute nel territorio dello Stato, escludendo quelle all'estero. Questa correzione è stata accolta con favore, poiché rispondeva alle evidenti difficoltà operative nel garantire pagamenti tracciati in Paesi dove ciò è impossibile o particolarmente oneroso. Si è riconosciuto, inoltre, che la finalità anti-evasiva dello Stato italiano è primariamente incentrata sui fornitori e prestatori di servizi che operano nel nostro territorio.

Spese soggette a tracciabilità per i lavoratori

Per le trasferte al di fuori del territorio comunale, i rimborsi delle spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto, quando corrisposti con il metodo analitico, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. La nuova regola stabilisce che, per ottenere tale non imponibilità, i pagamenti di tali spese, se sostenute in Italia, devono essere eseguiti tramite versamento bancario o postale, o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili (carte, assegni, ecc.).

È importante notare che l'obbligo di tracciabilità si concentra in particolare sui servizi di autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC), mentre i mezzi di linea (treni, aerei, autobus) rimangono esclusi dall'onere di tracciabilità ai fini della non imponibilità del rimborso. Ciò significa che, per esempio, un pagamento in contanti per una corsa in taxi durante una missione in Italia renderà il rimborso di tale spesa interamente tassabile in capo al dipendente.

Per l'impresa, la deducibilità delle spese di vitto e alloggio, e di viaggio e trasporto (limitatamente a taxi e NCC) sostenute per le trasferte dei dipendenti (o corrisposti a lavoratori autonomi), è condizionata allo stesso requisito di tracciabilità, ma solo per le spese sostenute nel territorio dello Stato.

Le spese di rappresentanza: una tracciabilità senza confini

Contrariamente alle spese di trasferta, l'onere di tracciabilità è stato esteso anche alle spese di rappresentanza sostenute dalle imprese con una rilevante differenza: la disciplina fiscale per tali spese è stata introdotta in termini generici e non prevede una limitazione territoriale.

Pertanto, a decorrere dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, le spese di rappresentanza sono deducibili (nel rispetto dei limiti quantitativi già previsti, quali l'1,5% dei ricavi fino a 10 milioni di euro, ecc.) solo se i relativi pagamenti sono tracciati, indipendentemente dal fatto che siano state sostenute in Italia o all'estero.

Assonime sottolinea come questa mancata limitazione territoriale possa generare le medesime difficoltà operative che si sarebbero riscontrate per le trasferte all'estero. Per coerenza con la finalità anti-evasiva circoscritta al territorio nazionale, si auspica un ripensamento normativo che restringa l'obbligo di tracciabilità anche per le spese di rappresentanza alle sole transazioni effettuate in Italia.

Gli strumenti e le procedure: le necessità operative per le imprese

Per adempiere al nuovo onere, i pagamenti devono essere eseguiti con mezzi diversi dal contante. Rientrano negli strumenti tracciabili:

• versamento bancario o postale (ad esempio, bonifico);
• carte di debito, di credito e prepagate;
• assegni bancari e circolari;
• altri sistemi di pagamento, inclusi gli Istituti di moneta elettronica e le piattaforme di pagamento (come app collegate a conti correnti), purché sia sempre possibile garantire la tracciabilità e l'identificazione dell'autore del pagamento per i controlli fiscali.

La nuova disciplina richiede alle imprese un profondo adeguamento delle procedure interne di gestione delle trasferte e dei rimborsi. L'utilizzo di carte aziendali intestate ai dipendenti viene indicata come la soluzione operativa più naturale per garantire in via preventiva la tracciabilità richiesta dalla legge.

In conclusione, sebbene l'obiettivo di contrasto all'evasione sia lodevole, la scelta di vincolare la deducibilità e la non tassazione a un onere formale, con conseguenze severe per dipendenti e datori di lavoro, rischia di introdurre complessità operative sproporzionate e incongruenze sistematiche nel TUIR. Assonime auspica, in attesa di ulteriori chiarimenti ufficiali, che vengano colmate le lacune e superate le incoerenze normative ancora presenti.