Rimborsi chilometrici ai professionisti: tassati salvo analiticità dal 2025

Rimborso spese chilometriche: cosa cambia dal 2025 per i professionisti

Con l'entrata in vigore delle nuove disposizioni introdotte dal D.Lgs. 192/2024, il regime fiscale dei rimborsi spese chilometriche addebitati ai clienti dai professionisti subisce importanti modifiche, applicabili ai redditi prodotti a partire dal periodo d'imposta 2025. L'Agenzia delle Entrate, con Risp. AE 23 ottobre 2025 n. 270, si è espressa in merito alle nuove regole, fornendo un'interpretazione ufficiale particolarmente rilevante per chi esercita attività di consulenza e per i committenti che rimborsano le spese sostenute dai lavoratori autonomi.

Il quesito e il contesto normativo

Un professionista ha chiesto chiarimenti in merito al regime fiscale applicabile ai rimborsi spese chilometriche concordati con il committente, calcolati in base ai chilometri effettivamente percorsi e una tariffa pattuita, separatamente indicati in fattura rispetto ai compensi per la prestazione professionale e documentati con prospetto riepilogativo delle attività svolte e tracciati tramite strumenti come Google Maps e Telepass.

La domanda principale verte sull'obbligo di assoggettamento a ritenuta d'acconto di tali rimborsi chilometrici e sulla necessità o meno di ulteriori giustificativi rispetto a quelli già forniti.

Il nuovo art. 54 del TUIR e il criterio di onnicomprensività

Dal 2025, il nuovo art. 54 del TUIR prevede che il reddito di lavoro autonomo sia determinato dalla differenza tra tutte le somme percepite (compensi, rimborsi, valori in genere) e le spese sostenute nell'esercizio dell'attività, salvo quanto diversamente stabilito. In particolare, il comma 2 stabilisce che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l'esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente.

Questo principio risponde al criterio di onnicomprensività, assimilando il trattamento dei redditi di lavoro autonomo a quello dei redditi di lavoro dipendente, e rappresenta una novità importante rispetto alla disciplina previgente.

Decorrenza e regime transitorio

Il D.Lgs. 192/2024 prevede che le nuove regole si applichino dal periodo d'imposta in corso alla data di entrata in vigore (cioè dal 2024), ma per le spese di cui all'art. 54, c. 2, lett. b), la decorrenza effettiva viene rinviata al 2025. Fino al 31 dicembre 2024, resta in vigore il vecchio regime, secondo cui tali rimborsi continuano a formare reddito e sono soggetti a ritenuta d'acconto.

Esclusione dal reddito e condizioni

La novità di maggior rilievo è rappresentata dall'esclusione dal reddito delle somme percepite a titolo di rimborso di spese, come quelle chilometriche, a condizione che siano addebitate analiticamente. Ciò significa che tali spese devono essere:

• effettivamente sostenute dal professionista per l'esecuzione dell'incarico;
• indicate separatamente in fattura rispetto ai compensi;
• documentate puntualmente, con evidenza della tipologia di spesa e della sua riferibilità all'attività professionale.

La ratio della norma è quella di evitare che il professionista debba considerare come reddito anche importi che rappresentano un mero ristoro di costi sostenuti per conto del cliente, eliminando così una criticità del passato che poteva portare a una tassazione iniqua.

Documentazione e controlli

L'analiticità dell'addebito richiede una rendicontazione dettagliata: i chilometri percorsi devono essere dimostrabili (ad esempio tramite prospetti riepilogativi, strumenti di mappatura stradale, tracciamento Telepass), ma occorre anche una coerenza tra il rimborso richiesto e le spese effettivamente sostenute. È quindi fondamentale conservare tutta la documentazione che consenta un controllo di coerenza e correttezza da parte dell'Amministrazione finanziaria.

Rimborsi forfettari o non sufficientemente documentati

Se il rimborso chilometrico non viene addebitato in modo sufficientemente analitico e documentato, o se la documentazione non consente di verificare l'effettiva riferibilità della spesa all'incarico svolto, l'importo rimborsato continuerà a concorrere alla formazione del reddito di lavoro autonomo, con conseguente assoggettamento a ritenuta d'acconto.

Implicazioni per i committenti

Per i committenti, la disciplina prevede l'indeducibilità delle spese rimborsate e riaddebitate dal professionista, salvo quanto previsto per le spese non rimborsate. Dal punto di vista operativo, il committente dovrà prestare attenzione alla corretta documentazione e separazione in fattura dei rimborsi per evitare contestazioni e garantire la corretta applicazione della nuova normativa.

Obblighi di fatturazione e IVA

Il rimborso delle spese chilometriche, se correttamente documentato e separato in fattura, sarà escluso dalla formazione del reddito del professionista, ma resta assoggettato a IVA se previsto dalla normativa vigente. La fattura dovrà pertanto riportare in modo chiaro e distinto il compenso per la prestazione e la voce relativa al rimborso spese.

Fonte: Risp. AE 23 ottobre 2025 n. 270