Whistleblowing: gli adempimenti delle aziende prima del 17 dicembre

La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, con Approfondimento del 7 dicembre 2023, illustra, dal punto di vista operativo, il percorso organizzativo e gestionale che le imprese del settore privato devono seguire per essere compliant rispetto alla nuova normativa che disciplina il c.d. whistleblowing.

In virtù della prossima scadenza del 17 dicembre 2023, termine ultimo fissato dal D.Lgs. 24/2023 per determinate aziende ed enti privati per dotarsi di un idoneo canale interno per la segnalazione delle violazioni, quali sono gli adempimenti necessari per la realizzazione e gestione di tale canale?

Verifica dell’ambito soggettivo

La prima domanda che l’azienda deve porsi è se rientra nel perimetro soggettivo del Decreto ed è, pertanto, tenuta o meno ad applicarlo.

Risultano ad oggi tenuti agli adempimenti whistleblowing le società e altri enti privati che:

• hanno impiegato, nell'ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• a prescindere dal numero di lavoratori, hanno adottato un modello di organizzazione e di gestione – MOGC;
• a prescindere dal numero di lavoratori e dall’adozione del MOGC, operano nei c.d. “settori sensibili” (ad es. servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente).

La disciplina whistleblowing non si applica a professionisti e STP con meno di 50 dipendenti, nonostante la norma sul punto non sia di immediata lettura e salvo diverse future indicazioni da parte dell’interprete o dell’ANAC.

Istituzione e gestione del canale interno

Se rientrano nell’ambito soggettivo di applicazione, le aziende private devono istituire un apposito canale di segnalazione per la gestione e la trasmissione delle informazioni e introdurre strumenti per la tutela dei segnalanti.

Il canale interno deve garantire:

• la riservatezza sull’identità del segnalante e di eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione e del contenuto della segnalazione;
• l’efficacia della segnalazione stessa.

Gestione del canale in outsourcing

La possibilità di affidare in outsourcing la gestione del canale interno rappresenta - tra le previsioni introdotte dal Decreto - quella che probabilmente genera maggiori problematiche interpretative in sede di concreta applicazione.

Occorre precisare la differenza tra:

• esternalizzazione della predisposizione dello strumento telematico che consente la riservatezza della segnalazione - piattaforma telematica;
• affidamento all’esterno della gestione delle segnalazioni.

Nel primo caso, l’unica problematica prevedibile è quella della corretta individuazione e contrattualizzazione del gestore del sistema telematico, che dovrà presentare le opportune garanzie di affidabilità e che, però, sarà responsabile unicamente per la corretta criptazione e riservatezza della segnalazione e del funzionamento del sistema di comunicazione.

Nel secondo caso, il gestore esterno non si limiterà a garantire la riservatezza nella trasmissione della segnalazione, ma dovrà porre in essere attività gestionali e valutative sulla segnalazione i cui effetti ricadranno però direttamente in capo all’azienda affidataria, che resterà unico soggetto obbligato nei confronti del segnalante e dell’ANAC, pur conservando nei confronti del gestore esterno un diritto di rivalsa.

Sanzioni

L’istituzione del canale di segnalazione interno e la sua gestione in conformità alla norma costituiscono per l’azienda un dovere il cui inadempimento è sanzionato con sanzioni erogate da ANAC e comprese tra € 10.000 e € 50.000.

Fonte: Approfondimento CdL 7 dicembre 2023