Ammissibilità delle informazioni trasmesse mediante un sistema EDI

In merito al quesito posto dall'istante circa la possibilità di considerare, alla stregua di una dichiarazione scritta, il contenuto di una trasmissione elettronica di dati effettuata mediante connessione EDI stabilita tra acquirente e fornitore, l'Agenzia delle Entrate, con la risposta del 3 aprile 2023 n. 272, precisa che il sistema  EDI  è  un  meccanismo  di  interscambio  dati  tra  sistemi  informativi, attraverso un canale dedicato e in un formato distinto, in modo da richiedere l'intervento umano solo in casi eccezionali. Si tratta di una tecnologia utilizzata al fine di garantire maggiore efficienza e rapidità nella gestione amministrativa delle operazioni che si svolgono lungo la supply chain che, per le  sue caratteristiche intrinseche, è idonea a garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto.

Ciò consente, ai sensi dell'articolo 233, par. 2 lett. b) della direttiva 112/2006/CE, di equiparare, ai fini IVA, il sistema di trasmissione elettronica di dati c.d. EDI a una firma elettronica avanzata.

Inoltre, nella misura in cui nei documenti scambiati nell'ambito della supply chain che  vengono  richiamati  nell'istanza  (cioè la  nota  d'ordine  dell'istante, la  fattura  del fornitore  e  la  dichiarazione di  conferma  avvenuta  ricezione  dei  prodotti) viene  riportato  il  numero  d'ordine  originario,  sembrerebbe  che il  processo  che  si intende adottare associ all'EDI anche le garanzie di un controllo di gestione (business control) tale da creare una ''pista di controllo'' (audit trail) affidabile tra la fattura e la corrispondente cessione di beni.

Secondo l'Agenzia delle Entrate anche sistemi come quello EDI possono essere  ammessi  come  dichiarazione  scritta  utile per  soddisfare  la  presunzione  di  cui  all'art.  45-­bis  del  Regolamento UE di esecuzione n. 282 del 15 marzo 2011,  ovvero  per consentire la prova di una cessione intracomunitaria secondo la prassi nazionale.

Tale ammissibilità è evidentemente subordinata al ricorrere di tutte le richiamate garanzie che consentono una piena equiparazione, in termini probatori, tra il formato elettronico e quello cartaceo. Sul punto, si richiamano i chiarimenti forniti nella Circolare n. 12 del 2020, laddove si precisa che l'idoneità dei documenti, ai fini della prova dell'avvenuto trasporto comunitario, è comunque soggetta alla valutazione, caso per caso, dall'amministrazione finanziaria.

Fonte: Risp. AE 3 aprile 2023 n. 272