Bilanci 2023: pubblicato il manuale operativo Unioncamere

Il manuale operativo per il deposito dei bilanci, dopo aver descritto le modalità di compilazione del Bilancio di Esercizio con riferimento alle società obbligate alla redazione dello stesso, si sofferma sui termini e sulle modalità di presentazione. Preliminarmente in base a quanto disposto dall'art. 2435 c.c., si ricorda che, il termine di presentazione del bilancio, con i relativi allegati, al Registro delle Imprese territorialmente competente, è fissato in 30 giorni dalla data della sua approvazione.

L'art. 2364 c.c., richiamato per le S.r.l. dall'art. 2478-bis c.c., stabilisce che, l'assemblea per l'approvazione del bilancio deve essere convocata una volta all'anno entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, ovvero oltre tale termine, ma entro 180 giorni, qualora lo statuto lo consenta, per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato o qualora sussistano particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società.

Deposito bilancio

Con riguardo alla predisposizione dei documenti del bilancio, nel manuale operativo, viene evidenziato che, la relativa pratica deve obbligatoriamente contenere:

• il bilancio, costituito da Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario e Nota Integrativa (ove richiesti), codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della tassonomia vigente;
• tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la Relazione sulla Gestione, la Relazione del Collegio Sindacale, la Relazione del Revisore Legale ed il Verbale di approvazione dell'Assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A.

La sottoscrizione digitale del documento deve essere effettuata esclusivamente in modalità CAdES, formato che permette di firmare qualsiasi tipo di file e che prevede la creazione di una “busta”, generando un file con estensione p7m, come richiesto dalla normativa, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso software idonei e in grado di “sbustare” il documento sottoscritto. Sul punto si evidenzia che, la domanda di deposito del Bilancio può essere firmata digitalmente:

• da un amministratore della società o dal liquidatore della società;
• dal professionista incaricato ai sensi dell'art. 31 c. 2 quater e 2 quinquies L. 340/2000. Qualora il professionista sia in possesso del certificato di ruolo potrà omettere i dati identificativi della sua iscrizione, ma dovrà comunque dichiarare di “essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all'assolvimento del presente adempimento” di deposito di bilancio;
• dal notaio che sottoscrive utilizzando il certificato di firma di “funzione” (certificato di ruolo).

Si rammenta che, il bilancio in formato XBRL sottoscritto digitalmente da un amministratore/liquidatore della società non necessita di alcuna dichiarazione di conformità. Nel caso in cui, il bilancio in formato XBRL è presentato da un professionista, quest'ultimo dovrà compilare la parte riferita all'attestazione di conformità. Per i bilanci redatti secondo le previsioni delle micro-imprese è possibile inserire tale dichiarazione nel testo libero denominato “Dichiarazione di conformità” contenuto nella sezione “dichiarazione di conformità del bilancio”. Si ricorda, inoltre, che, in caso di presentazione da parte del professionista incaricato, tutti gli allegati al bilancio devono essere sottoscritti digitalmente dal professionista (in formato PDF/A). Se invece il documento viene prodotto in duplicato informatico e reca le firme digitali di tutti gli originali sottoscrittori non occorre alcuna dichiarazione di conformità.

In caso di presentazione da parte di soggetti diversi dal professionista incaricato, il firmatario, qualora i documenti in questione siano originariamente analogici, deve allegare la copia per immagine (tramite scansione ottica), apponendo su ciascun documento la seguente dicitura: “Il/La sottoscritto/a ……………………, nato a …………… il …………… dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 DPR 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell'art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell'originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi delle disposizioni vigenti”. Ciascun allegato al bilancio deve essere sottoscritto digitalmente dal soggetto che ha prodotto la copia. Se invece il documento viene prodotto in duplicato informatico e reca le firme digitali di tutti gli originali sottoscrittori non occorre alcuna dichiarazione di conformità.

Termini di deposito

Il Bilancio di esercizio deve essere depositato entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione.

Sul punto, nel manuale operativo viene ricordato quali sono i documenti che devono essere depositati, ossia:

• n. 1 copia del bilancio composto di Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario (obbligatorio per il solo bilancio ordinario) e Nota Integrativa (esclusi i bilanci delle micro-imprese). Il bilancio deve essere comparato con quello dell'anno precedente;
• n. 1 relazione sulla gestione, tale relazione è un allegato obbligatorio del bilancio ordinario (non necessaria per le società che lo redigono in forma abbreviata e per le micro-imprese, ai sensi degli artt. 2435-bis e 2435-ter c.c.);
• n. 1 verbale di assemblea (o del Consiglio di Sorveglianza) che ha approvato il bilancio, oppure, nel caso di decisione adottata mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto (art. 2479 c.c.), verbale della deliberazione di approvazione redatto dagli amministratori;
• n. 1 relazione del Collegio Sindacale (ove esistente) o relazione unitaria di controllo societario del Collegio Sindacale incaricato della revisione legale dei conti;
• n. 1 relazione del soggetto incaricato alla revisione legale dei conti (se diverso dal Collegio Sindacale).

Da non dimenticare che, le Società per azioni, S.a.p.a. e Società Consortili per azioni, devono depositare l'elenco dei soci. Si ricorda che per le S.r.l. non è più ammesso il deposito di tale bilancio (art. 16 c. 12 octies L. 2/2009).

Con riferimento ai costi per il deposito del Bilancio di esercizio nel registro delle imprese, vi sono:

• diritti di segreteria euro 62,30, esente se la società è una start-up innovativa o incubatore certificato. Tale esenzione è dipendente dal mantenimento dei requisiti previsti dalla legge per l'acquisizione della qualifica di start up innovativa o di incubatore certificato, e dura, comunque, non oltre il quinto anno dalla costituzione per la start up innovativa e non oltre il quinto anno dall'iscrizione nella sezione speciale del Registro delle imprese per l'incubatore certificato;
• imposta di bollo euro 65,00, esente se start-up innovativa, incubatore certificato o PMI innovativa. Tale esenzione è dipendente dal mantenimento dei requisiti previsti dalla legge per l'acquisizione della qualifica di start up innovativa, di incubatore certificato o di PMI innovativa, e dura, comunque, non oltre il quinto anno dalla costituzione per la start up innovativa e non oltre il quinto anno dall'iscrizione nella sezione speciale del Registro delle imprese per l'incubatore certificato e per la PMI innovativa; cooperative sociali esenti dalla data di iscrizione nella sezione MU con categoria CSO dell'Albo nazionale cooperative.

Si ricorda, infine, che, per la compilazione e trasmissione delle pratiche di deposito del Bilancio, il Sistema Camerale ha reso disponibile un servizio web “Depositi e Istanze Registro Imprese” (DIRE), che non richiede nessuna installazione di software sul computer dell'utente. Pertanto, per utilizzare il servizio basta essere utenti Telemaco.