PIAO: indicazioni sul quadro normativo e sulla trasmissione online

Con la nota circolare n. 2/2022, il Dipartimento della Funzione Pubblica (di seguito anche solo “Dipartimento”) ha fornito alle Pubbliche Amministrazioni di cui all'art. 1, c. 2, D.Lgs. 165/2001 indicazioni operative in materia di Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO) introdotto nel nostro ordinamento dall'art. 6 DL 80/2021.

La circolare, trasmessa l'11 ottobre 2022 a tutte le Pubbliche Amministrazioni e, contestualmente, pubblicata sul sito istituzionale del Dipartimento, fornisce:

• chiarimenti e informazioni sul quadro normativo;
• chiarimenti sul Portale PIAO;
• informazioni sul questionario che sarà somministrato alle Amministrazioni destinatarie della circolare;
• l'invito alle Pubbliche Amministrazioni a un uso razionale dell'energia.

Il quadro normativo e il Portale PIAO

In primis, la circolare informa le PA della definizione del quadro normativo entro cui opera il PIAO. Infatti, sebbene il Piano sia stato introdotto nel nostro ordinamento dall'art. 6 DL 80/2021, il quadro normativo è stato completato soltanto lo scorso 30 giugno 2022 con l'approvazione dei provvedimenti attuativi previsti dai commi 5 e 6 dell'art. 6. In particolare, si fa riferimento a:

• il DPR 81/2022, che individua gli adempimenti relativi ai Piani assorbiti dal Piano integrato di attività e organizzazione
• il decreto n. 132/2022, che definisce il contenuto del PIAO.

A tal fine, a far data dal 1° luglio 2022, il Dipartimento della funzione pubblica ha messo a disposizione delle amministrazioni il “Portale PIAO” (di seguito anche solo “Portale”), le cui indicazioni operative, contenute nella circolare n. 2/2022, riguardano, in particolare:

• il caricamento del Piano, che sarà reso possibile accedendo all'area riservata del Portale, previa richiesta di registrazione formulata, per conto della PA, da “un soggetto preliminarmente individuato all'interno della propria struttura organizzativa”. Tale referente potrà a sua volta, in una fase successiva, abilitare ulteriori soggetti a operare sul Portale.

La circolare precisa l'importanza di individuare quale referente un soggetto che abbia una funzione “non meramente operativa” - sebbene non necessariamente con inquadramento dirigenziale - e la necessità di revocare o sostituire tempestivamente lo stesso <<in tutti i casi in cui ciò si renda necessario (ad esempio, per avvenuto collocamento a riposo del referente)>>;

• il meccanismo di registrazione, da avviarsi con la compilazione e sottoscrizione – con firma digitale del summenzionato referente - di un apposito modulo contenente il nominativo, i dati di contatto del referente e l'Amministrazione di appartenenza. Successivamente, la richiesta dovrà essere autorizzata o rigettata dall'Amministrazione interessata e di tale esito ne dovrà essere informato il referente con una e-mail di notifica;
• la pubblicazione del PIAO, che sarà resa possibile al referente dell'Amministrazione interessata a registrazione perfezionata. A tal fine, la circolare invita le Amministrazioni a “trasmettere tempestivamente il proprio documento di programmazione […] utilizzando esclusivamente le apposite funzionalità presenti nell'Area riservata del Portale PIAO”.

Il questionario informativo

Di grande importanza è la prima iniziativa di monitoraggio del PIAO, contenuta e descritta nella circolare, che prende il via dal 12 ottobre 2022 con la compilazione di un questionario on line – disponibile nell'area riservata del Portale.

Alla compilazione del questionario, che dovrà essere effettuata entro il prossimo 31 ottobre, sono invitate a partecipare tutte le PA, ivi comprese quelle che non hanno ancora proceduto all'adozione del Piano, eventualmente facendosi coadiuvare dagli Organismi indipendenti di valutazione e dai Nuclei di valutazione.

Come si legge nella circolare, “La somministrazione del questionario rappresenta un importante momento per acquisire, in un'ottica di collaborazione con le amministrazioni interessate, elementi informativi sul processo di pianificazione, programmazione e predisposizione del PIAO”.

Tale iniziativa è stata avviata dal Dipartimento con il supporto tecnico-metodologico della Commissione tecnica per la performance - nominata con DM 14 aprile 2022 – che, a tal proposito, ha individuato cinque dimensioni di analisi del Piano:

• condizioni abilitanti;
• sistema di pianificazione e misurazione degli obiettivi;
• integrazione dei processi;
• valutazione della performance;
• impatti del PIAO.

Inoltre, è precisato nella circolare che il Dipartimento “pubblicherà, in un'apposita sezione del Portale PIAO, un catalogo di buone pratiche di ausilio alle amministrazioni nel percorso attuativo delle disposizioni normative”.

L'uso razionale dell'energia

In ultimo, il Dipartimento fornisce le indicazioni alle amministrazioni in materia di efficientemente energetico e strumenti incentivanti.

Come si legge nella circolare, difatti, “alla luce dell'attuale crisi energetica internazionale” il Dipartimento vuole evidenziare l'importante contributo che può essere fornito, in tal senso, dalle PA. Le amministrazioni, a tal fine, sono infatti invitate a inserire il risparmio energetico tra gli obiettivi della Sezione “Valore pubblico, performance, anticorruzione” del PIAO.

Inoltre, precisa il Dipartimento, le azioni di efficientamento potranno essere ricomprese tra i criteri di attribuzione del c.d. “dividendo dell'efficienza”, istituto che permette di utilizzare una quota parte delle eventuali economie derivanti da riduzioni di spesa per finanziare la contrattazione integrativa e attivare gli istituti premianti previsti dall'art. 19 D.Lgs. 150/2009.

Fonte: Nota circ. Dipartimento Funzione Pubblica 11 ottobre 2022 n. 2