Come organizzare l’attività di studio con la nuova norma UNI

La norma UNI 11871:2022 è la prima norma tecnica, non solo italiana ma anche europea, espressamente dedicata a studi di avvocati e dottori commercialisti, a prescindere dalla loro forma organizzativa.

Denominata “Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all'esercizio della professione per la creazione e protezione del valore”, la norma tecnica UNI 11871:2022 mira a mettere a disposizione degli studi professionali che operano nei settori legali e fiscali, amministrativi e contabili, un insieme di criteri e requisiti sperimentati a cui conformare volontariamente la propria attività, così da consentire la possibilità di potersi fregiare di tale conformità previa certificazione dello studio professionale.

Come è stato specificato in una nota della stessa UNI, la nuova norma, promossa dall'ASLA (Associazione italiana degli Studi Legali Associati), punta a spingere affinché gli studi siano organizzati in modo più adeguato e moderno, a partire dal supporto offerto in fase di avvio, tramite l'individuazione e la gestione delle principali aree di rischio, passando per l'indicazione dei criteri e dei metodi organizzativi che permettano agli studi di prevenire e gestire i rischi.

Fino ad oggi, gli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti potevano ottenere la certificazione sulla base della Uni ISO 9001 sulla qualità, ma con la norma tecnica UNI 11871:2022 lo spettro si allarga anche al risk management contemplato dalla UNI ISO 31000: su tali basi, la nuova norma mira a realizzare una piccola rivoluzione sotto il profilo gestionale degli studi di avvocati e commercialisti, grazie alla peculiare attenzione data non solo alla creazione di valore per lo studio e all'analisi del rischio, ma anche al tema della sostenibilità ambientale e alla cura delle persone.

Soggetti interessati

I soggetti destinatari della normazione tecnica in questione sono gli studi professionali (avvocati e dottori commercialisti) di ogni dimensione e forma giuridica.

Quali sono i comportamenti da seguire per rispettare la norma UNI 11871:2022

Ecco alcuni degli aspetti che gli studi professionali dovranno tenere in conto per poter ottenere la certificazione del rispetto della norma UNI 11871:2022:

• aggiornamento continuo dei componenti dello studio professionale (per attrarre nuovi talenti e promuovere la crescita professionale dei più giovani, ai quali versare una giusta retribuzione);
• applicazione dei principi di equità, valorizzazione delle differenze e lotta alla discriminazione;
• elaborazione di documenti di rischio sanitario (la pandemia insegna) e di protocolli di sicurezza;
• elaborazione di una politica di comunicazione efficace con i clienti (CRM o Customer Relationship Management) e di indagine sulla loro soddisfazione (indagini di customer satisfaction);
• rispetto della sostenibilità lavorativa con la possibilità dello smart working, il pieno rispetto dei periodi di ferie e congedi e la garanzia del diritto alla disconnessione (per un corretto equilibrio tra vita lavorativa e vita privata);
• rispetto della sostenibilità ambientale grazie all'uso di materiali riciclati ed ecosostenibili, alla raccolta differenziata e alla lotta degli sprechi (per avere, ci si consenta, studi professionali ecofriendly).

Sono tutti aspetti che, da un lato, mirano a tutelare gli studi professionali da una serie di rischi che potrebbero mettere a rischio, sotto il profilo economico, attività e persone (si pensi alla valutazione gestione del rischio sotto il profilo non solo sanitario ma anche reputazionale) e, dall'altro, puntano a valorizzarne le risorse (trattamento dei “talenti”), conferendo un vantaggio competitivo sul “mercato” grazie a uno studio meglio organizzato, con personale preparato, che vive bene la sua realtà lavorativa, a beneficio dei lavoratori dell'organizzazione (professionisti e dipendenti) e dei potenziali clienti.

Benefici attesi

Secondo il comunicato congiunto diffuso da UNI, ASLA e Cassa Nazionale Forense, la norma UNI 11871:2022 contribuirà a migliorare l'organizzazione degli studi anche nei settori essenziali dello sviluppo delle attività, ovvero i rapporti con la clientela, la comunicazione interna ed esterna, la sicurezza a ogni livello, la promozione e lo sviluppo dei talenti, le pari opportunità e la sostenibilità.

Più in particolare, fra i principali benefici attesi derivanti dall'eventuale certificazione di uno studio professionale in merito alla conformità alla norma UNI 11871:2022 vengono elencati i seguenti:

• l'attestazione di qualità rilasciata da enti competenti che conferisce valore rispetto a potenziali clienti o enti esterni;
• l'attribuzione di eventuali punteggi preferenziali per l'assegnazione di incarichi professionali nell'ambito di appalti e bandi di gara, pubblici o privati;
• una possibile riduzione dei costi delle coperture assicurative obbligatorie a fronte di un servizio qualitativamente certificato.

La norma UNI 11871:2022, è una norma tecnica e l'adesione è volontaria

Come è noto, il rispetto delle norme tecniche non è obbligatorio ma è frutto di una scelta volontaria della singola organizzazione laddove – si rammenta – in generale la norma UNI definisce i requisiti da rispettare mentre la certificazione è la procedura con cui una terza parte indipendente attesta a mezzo di un'assicurazione scritta che effettivamente quella determinata attività (ma anche un prodotto, un servizio, un processo o una persona) è conforme ai requisiti specificati (cioè, li rispetta).

Sotto tale profilo, quindi, le norme tecniche – composte da specifiche tecniche e regole tecniche – codificano lo stato dell'arte di un prodotto, un servizio, un processo, una professione, indicando il comportamento che deve essere rispettato per uniformarsi a quei criteri e poter ottenere la certificazione che ne attesta ufficialmente la conformità.

Trattandosi di norma tecnica e non di norma giuridica e in assenza di un'espressa disposizione di legge che ne imponga il rispetto dei criteri, dalla mancata conformità alla norma UNI 11871:2022 non discende l'applicazione di sanzioni.

I promotori

La definizione della nuova norma UNI 11871:2022 è stata possibile grazie alla convergenza raggiunta tra UNI, ASLA e Cassa Nazionale Forense.

In merito, il Presidente UNI Giuseppe Rossi ha dichiarato che “Da sempre la normazione aiuta i professionisti, in qualsiasi settore operino, per sostenere la concorrenza, facilitare la qualificazione, dare garanzie ai clienti/consumatori supportandone le competenze, conoscenze ed esperienze senza sostituirle, in quanto integrazione della formazione che aiuta a tenerla aggiornata allo stato dell'arte e a esercitare la professione nel modo migliore, erogare nuove prestazioni e sviluppare il proprio business. La UNI 11871 si rivolge a mercati nuovi (studi legali e commercialisti) proponendo un modello sperimentato e riconosciuto il cui successo però dipende (come per tutti i sistemi di gestione) dall'impegno dei soci degli studi al rispetto di alcuni principi organizzativi, tra i quali il lavoro per processi, l'attribuzione di ruoli e responsabilità, l'orientamento al cliente, la gestione dei rischi, il miglioramento continuo, la programmazione delle attività, la comunicazione esterna”.

Altrettanto interessanti sono state le parole con cui Giovanni Lega, Presidente di ASLA, ha commentato la fine dei lavori sulla messa a punto della norma UNI 11871:2022: “Con la nuova norma UNI dedicata agli avvocati e dottori commercialisti, la nostra Associazione mette a disposizione di tutti le esperienze e conoscenze di tante colleghe e colleghi di entrambe le professioni. Ogni studio, in qualsiasi modo costituito, in forma individuale o associata, che sia già attivo oppure di nuova costituzione, troverà nella norma le indicazioni per operare con successo e gestire al meglio i propri rischi e le opportunità. Si tratta di uno strumento davvero unico che ASLA è orgogliosa di aver portato a compimento”.

In proposito, si ricorda che durante l'iter di approvazione (Progetto UNI1610191) ci si è avvalsi di numerosi e utilissimi pareri forniti sia in sede di consultazione preliminare sia di quella definitiva, sulla base dell'esperienza maturata con l'applicazione da parte del mercato della UNI/PdR 33:2017 “Studi Legali - Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all'esercizio della professione” (data inizio inchiesta: 03/05/2022 - data fine inchiesta: 02/07/2022).

Riportiamo infine le dichiarazioni di Valter Militi, Presidente della Cassa Nazionale Forense, ente che “ha sostenuto con convinzione il progetto di norma tecnica UNI per gli studi legali di tutta Italia, inteso non solo come strumento di miglior gestione, anche con riferimento ai rischi inerenti alla nostra professione, ma in particolare per la diffusione di un metodo certificabile per la conformità ai requisiti applicabili agli avvocati, ivi inclusi i profili dichiarativi e contributivi”.