Con la nota del 29 aprile 2026, indirizzata alle associazioni di categoria, il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto su un tema di rilevante impatto operativo per alberghi, B&B e affittacamere: la raccolta e la conservazione dei documenti di identità degli ospiti.

L’intervento si colloca in un contesto caratterizzato da un incremento di segnalazioni, reclami e violazioni di dati personali connesse alla gestione delle copie dei documenti. Il principio chiarito dall’Autorità è netto: una volta effettuata la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza, le copie dei documenti devono essere cancellate o distrutte. 

Il quadro normativo di riferimento resta l’art. 109 TULPS, che impone ai gestori delle strutture ricettive di comunicare le generalità degli alloggiati alle autorità di pubblica sicurezza, tramite il portale “Alloggiati Web” o sistemi interoperabili. Tale obbligo integra la base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c) GDPR (adempimento di un obbligo legale). Tuttavia – ed è questo il punto centrale della nota – l’obbligo riguarda la comunicazione dei dati, non la conservazione della copia del documento presso la struttura.

Non esiste, dunque, un automatismo tra identificazione dell’ospite e legittimità della conservazione della fotocopia o dell...