Il deposito del bilancio d’esercizio presso il Registro delle Imprese, a norma dell’art. 2435 c.c., deve avvenire entro 30 giorni dall’approvazione, unitamente al verbale dell’assemblea, alle relazioni redatte dall’organo amministrativo e dagli organi di controllo.

Per i bilanci relativi al periodo d’imposta 2025, approvati dall’assemblea entro il 30 aprile 2026, gli amministratori dovranno provvedere al deposito presso l'ufficio del Registro delle Imprese competente entro il prossimo 30 maggio.

Ai fini del deposito, l’istanza dovrà essere predisposta secondo la tassonomia XBRL e per l’invio potrà essere utilizzato l’applicato “DIRE”.

Predisposizione dell’istanza XBRL

Per l’istanza di deposito, è necessario produrre il bilancio in formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language), uno standard informatico internazionale che consente di depositare il bilancio al Registro delle Imprese in formato elaborabile, rendendo i dati immediatamente fruibili, con la garanzia della loro ufficialità derivante dalla diretta responsabilità dell'impresa che li ha depositati. La tassonomia da utilizzare per la predisposizione delle istanze XBRL, anche per il 2026, rimane la versione “2018-11-04”.

Nell’ipotesi in cui il bilancio in XBRL differisca in maniera sostanziale e non puramente formale dal documento approvato dall’assemblea, in quanto la tassonomia non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei i principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all’art. 2423 c.c., i prospetti contabili (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Rendiconto Finanziario ove previsto) e/o la Nota Integrativa, devono essere allegati in formato PDF/A alla pratica di deposito, in aggiunta al file in formato XBRL.

Nel caso di doppio deposito, il Manuale operativo di Unioncamere sul deposito del bilancio 2026, pubblicato il 4 maggio 2026, consiglia di indicare la ragione del doppio deposito apponendo nel campo di testo libero denominato "Dichiarazione di conformità" contenuto nella sezione “Dichiarazione di conformità del bilancio” un’apposita dichiarazione.

Vedi anche: Bilanci 2026: pubblicato il Manuale operativo per il deposito del 5 maggio 2026.

È opportuno precisare, inoltre, che attualmente sono previste delle esclusioni dall’obbligo di utilizzo del formato XBRL e riguardano:

• le società quotate, tenute a redigere il bilancio secondo lo standard ESEF;
• le società non quotate che redigono il bilancio d’esercizio in conformità ai principi contabili internazionali (tale esenzione vale anche per il bilancio consolidato);
• le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione, di cui all’art. 1 D.Lgs. 209/2005;
• le banche ed altri istituti finanziari, tenuti a redigere il bilancio secondo le disposizioni del D.Lgs. 136/2015;
• le società controllate, anche congiuntamente, nonché le società incluse nel bilancio consolidato delle società di cui ai punti precedenti, ivi incluse le società controllate non quotate con controllante quotata.

Per la creazione dell’istanza XBRL è possibile avvalersi di uno dei software disponibili sul mercato, oppure degli strumenti gratuiti messi a disposizione dal sistema camerale sul sito Registroimprese.it.

Generata l’istanza XBRL, è opportuno procedere alla validazione della stessa per accertarne la correttezza e garantire il buon esito della trasmissione al Registro delle Imprese. La validazione può essere eseguita tramite il servizio online TEBENI o, in alternativa, accedendo al sito Telemaco.

La procedura di validazione consente la verifica della correttezza formale dell’istanza, controllando, ad esempio, il rispetto della tassonomia di riferimento o la quadratura delle voci di bilancio. Questa preventiva validazione garantisce il superamento dei controlli specifici nell’istruttoria camerale.

Validata l’istanza, la stessa dovrà essere firmata digitalmente, esclusivamente in modalità CAdES, con estensione “.xbrl.p7m”.

Procedura di deposito

Per il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese territorialmente competente, è possibile utilizzare il servizio online delle Camere di Commercio “DIRE”, che permette di compilare ed inviare sia pratiche di comunicazione unica, che bilanci.

Per poter utilizzare DIRE, tuttavia, è necessario aver aderito al servizio Telemaco e ricaricare il conto prepagato. Eseguite queste operazioni preliminari, sarà possibile inserire una nuova pratica impostando la categoria “Bilancio” ed inserendo le informazioni richieste dalla piattaforma.

L’applicativo DIRE consente all’utente di scegliere tra due modalità di compilazione:

• la modalità “Ad adempimenti”, con maggiore assistenza alla compilazione;
• la modalità “A modelli Fedra” per la gestione di casi particolari (ad esempio l’esenzione dell’imposta di bollo per associazioni sportive dilettantistiche senza fini di lucro) e per utenti più esperti.

Completata l’istanza ed inseriti gli allegati, occorre firmare la distinta generata dal sistema ed inviare la pratica in Camera di commercio.

Registrazione delibera di distribuzione degli utili

Il verbale di assemblea di approvazione del bilancio che prevede la distribuzione di utili, dev’essere registrato all’Agenzia delle Entrate, ai sensi dell’art. 4, lett. d), tariffa parte prima del DPR 131/86.

La registrazione dev’essere effettuata entro 30 giorni dalla sottoscrizione (per i bilanci approvati il 30 aprile 2026 la scadenza è il 30 maggio 2026), con versamento dell’imposta di registro in misura fissa pari a 200 euro, nonché dell’imposta di bollo pari a 16 euro ogni 4 facciate scritte e, comunque, ogni 100 righe.

Per la registrazione del verbale di distribuzione degli utili societari occorre utilizzare il modello di Registrazione Atti privati (RAP) che può essere presentato in via telematica dalla società, avvalendosi di un suo incaricato, dal rappresentante legale della stessa società o da un intermediario, mediante l’apposita procedura web resa disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Il servizio online restituisce, immediatamente dopo l’invio, un messaggio che conferma l’avvenuta trasmissione del file e, successivamente, rilascia un’altra ricevuta attestante l’esito dell’elaborazione effettuata sui dati pervenuti, che, in assenza di errori, conferma l’avvenuta registrazione dell’atto, rilasciandone gli estremi.

Nel caso in cui il servizio telematico non rilasci in tempo utile il verbale con l’indicazione degli estremi di registrazione, in sede di deposito del bilancio d’esercizio, l’obbligato al deposito deve allegare una dichiarazione firmata digitalmente, indicando la data e l’Ufficio presso il quale è stata effettuata la registrazione o allegare la copia della ricevuta di presentazione.

Regime sanzionatorio

Le sanzioni amministrative pecuniarie previste in materia di deposito del bilancio sono contenute all’art. 2630 c.c. che stabilisce l’applicazione della sanzione base, il cui importo va da 103 a 1.032 euro, aumentata di un terzo.

Pertanto, per l’omesso deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese, si applica una sanzione da 137,34 a 1.376,00 euro, ma se il deposito avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza (quindi entro il 29 giugno 2026), la suindicata sanzione è ridotta ad un terzo, ossia da 45,78 a 458,67 euro.