Rimborsi spese nel reddito di lavoro autonomo

La compilazione del Quadro RE del modello Redditi Persone Fisiche 2026 (relativo al periodo d'imposta 2025) richiede una particolare attenzione alle nuove regole di determinazione del reddito professionale. Fino allo scorso anno, la disciplina dei rimborsi spese era spesso fonte di confusione e contenziosi (D.Lgs. 192/2024, DL 84/2025).

Dall'anno d'imposta 2025, la regola generale è radicalmente mutata: i rimborsi delle spese sostenute dal professionista per l'esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in fattura al committente non concorrono più alla formazione del reddito imponibile. Questo significa che tali somme non devono più essere indicate tra i compensi nel rigo RE2, eliminando il vecchio meccanismo del "costo che si compensa con il ricavo". Tuttavia, tale neutralità fiscale è subordinata a rigidi requisiti documentali e, soprattutto, finanziari.

Tracciabilità e deducibilità

La vera sfida per i professionisti nel 2026 riguarda l'obbligo di tracciabilità. Il legislatore, attraverso il DL 84/2025 ha introdotto un vincolo stringente: la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto(inclusi taxi e NCC) è subordinata all'utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili.

Cosa deve essere tracciato?

Per evitare che il rimborso spese si trasformi in reddito tassabile o che il costo diventi indeducibile nel Quadro RE, il professionista deve utilizzare:

• carte di credito, debito o prepagate;
• bonifici bancari o postali;
• sistemi di pagamento elettronico (es. app di pagamento, PagoPA).

Se una spesa di trasferta in Italia viene pagata in contanti, scatta una doppia penalizzazione:

• il costo diventa indeducibile per il professionista;
• l'eventuale rimborso ricevuto dal cliente viene riqualificato come reddito imponibile, aumentando la base imponibile IRPEF.

Le deroghe alla tracciabilità

Esistono alcune eccezioni. L'obbligo di tracciabilità non si applica:

• alle spese sostenute all'estero (per tutelare chi opera in Paesi con bassa penetrazione di pagamenti digitali);
• ai rimborsi erogati sotto forma di indennità chilometrica (calcolata su tabelle ACI);
• ai servizi di trasporto pubblico di linea (treni, aerei, autobus, navi).

Le novità per il regime forfettario 

Anche per chi opera in regime forfettario, vi sono novità sostanziali. Seguendo il solco della riforma del lavoro autonomo, i rimborsi spese documentati e riaddebitati analiticamente sono ora esclusi dal calcolo del limite dei 85.000 euro.

Questo è un vantaggio competitivo enorme: il professionista forfettario non rischia più di "sballare" il limite di permanenza nel regime a causa di rimborsi spese elevati (si pensi a chi viaggia molto per consulenze). Tuttavia, anche per i forfettari resta l'onere della documentazione analitica (fattura intestata al professionista con indicazione del cliente) per dimostrare la natura risarcitoria della somma.

Compilazione del Quadro RE

Nella redazione del modello Redditi 2026, i professionisti dovranno prestare attenzione alla quadratura tra Certificazione Unica (CU) e dati contabili:

• Rigo RE2 (Compensi): devono essere indicati i compensi lordi, al netto dell'IVA e dei contributi previdenziali integrativi, ma escludendo i rimborsi spese analitici che rispettano i requisiti di tracciabilità;
• Rigo RE17 (Spese vitto e alloggio): qui vanno indicate le spese effettivamente sostenute e tracciate. Si ricorda che, se le spese sono sostenute direttamente dal committente (il cosiddetto "acquisto di servizi per conto del professionista"), queste non transitano nel Quadro RE e non costituiscono né compenso né costo per il lavoratore autonomo;
• documentazione: è fondamentale conservare non solo la fattura o la ricevuta fiscale, ma anche la prova del pagamento (estratto conto, ricevuta POS). L'Agenzia delle Entrate, nella Circolare 15/2025, ha chiarito che in assenza di prova della tracciabilità, l'accertamento sarà automatico.

Spese di rappresentanza: limiti e rigore

Un altro punto caldo del Quadro RE 2026 riguarda le spese di rappresentanza. Queste restano deducibili nel limite dell'1% dei compensi percepiti nel periodo d'imposta. Tuttavia, la riforma ha esteso l'obbligo di tracciabilità a tutte le spese di rappresentanza, senza distinzione geografica. Pertanto, un pranzo di rappresentanza pagato in contanti, anche se inerente e sotto la soglia dell'1%, sarà totalmente indeducibile.