La nuova procedura di collegamento tra POS e Registratore Telematico risponde all'esigenza di monitorare in tempo reale la coerenza tra quanto transita sui terminali di pagamento e quanto dichiarato all'Anagrafe Tributaria. Per fornire chiarimenti sull'associazione tra strumenti di pagamento elettronico e Registratori Telematici, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato alcune FAQ. Cosa scade il 20 aprile 2026?

Come effettuare il collegamento

Per mettersi in regola non è necessario procedere a interventi tecnici sull'hardware. Non serve, infatti, cambiare o adeguare il registratore di cassa fisico. Il collegamento è un'operazione puramente amministrativa e digitale che si effettua tramite l'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

L'esercente deve accedere alla sezione dedicata e associare la matricola del registratore (già censito) ai dati identificativi degli strumenti di pagamento di cui è titolare. Nel caso in cui il link "Collegamento dispositivi POS" non fosse visibile, è fondamentale verificare preventivamente l'accreditamento come esercente nell'area Corrispettivi.

Il ruolo degli intermediari e delle deleghe

La normativa prevede una distinzione netta sulla possibilità di delegare questa operazione:

• registrazione per RT fisico: può essere effettuata anche da intermediari delegati al servizio "Accreditamento e censimento dispositivi";
• documento commerciale on line: se l'esercente usa la procedura web gratuita dell'Agenzia per emettere scontrini, il collegamento del POS deve essere fatto personalmente dall'esercente, poiché questa specifica funzione non è delegabile.

Chi è obbligato e quali strumenti collegare

L'obbligo riguarda tutti i soggetti che certificano corrispettivi incassati tramite strumenti di pagamento elettronico. La definizione di "strumento" è molto ampia e comprende:

• dispositivi fisici: i classici POS e i moderni SoftPOS (applicazioni su smartphone o tablet che leggono carte contactless);
• dispositivi virtuali: piattaforme online e app per l'e-commerce.

Esenzioni e fatture

Un dubbio comune riguarda chi svolge attività miste. Se un esercente utilizza il POS sia per vendite soggette a scontrino sia per attività esonerate (come tabacchi o carburanti), il collegamento va comunque effettuato. L'obbligo viene meno solo se il POS è dedicato esclusivamente a operazioni esonerate o se tutti i corrispettivi sono certificati solo tramite fattura.

Per quanto riguarda i metodi di pagamento:

• bonifico bancario: non è considerato uno strumento da collegare, ma va comunque indicato come "pagamento elettronico" nel documento commerciale;
• assegni: nonostante la natura non cartacea del processo moderno, ai fini della certificazione l'assegno (bancario o circolare) va indicato come forma di pagamento contante.

Calendario e scadenze 2026

La tempistica è importante per evitare sanzioni; la procedura è attiva dal 5 marzo 2026:

• dispositivi già in uso al 1° gennaio 2026 (o acquisiti a gennaio): il collegamento va eseguito entro 45 giorni dal 5 marzo. La prima scadenza è fissata quindi al 20 aprile 2026;
• nuove attivazioni o variazioni (post 31 gennaio 2026): la registrazione deve avvenire in una finestra temporale precisa: tra il sesto giorno del secondo mese successivo all'attivazione/variazione e l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Gestione dei dati e risoluzione errori

Il sistema dell'Agenzia propone solitamente un elenco di strumenti già pre-caricati in base alle comunicazioni degli operatori finanziari. Tuttavia, possono verificarsi diverse casistiche.

POS non presente in elenco

Se un dispositivo non compare, l'esercente deve inserirlo manualmente fornendo il Terminal ID, i dati dell'operatore finanziario (Codice Fiscale e denominazione) e il numero del contratto di convenzionamento. Il Terminal ID è reperibile nella documentazione contrattuale o nell'area web della propria banca.

Franchising e POS di terzi

In contesti come il franchising, dove il POS potrebbe essere intestato al franchisor ma il registratore di cassa alla partita IVA del punto vendita, è necessario procedere all'inserimento manuale per mancanza di titolarità diretta, completando poi l'associazione.

Errori e restituzioni

Se un POS viene restituito o se è stato erroneamente segnalato come tale, si agisce come segue:

• cessazione: bisogna eliminare il collegamento indicando la data di fine utilizzo e usare la funzione "POS non collegati";
• errore di segnalazione: se un POS è stato segnato come "restituito" per sbaglio, non sarà più visibile nell'elenco automatico; andrà quindi reinserito manualmente per essere nuovamente associabile.

Configurazione logistica: punti vendita e ambulanti

La flessibilità del sistema permette diverse configurazioni:

• associazioni multiple: è possibile collegare un POS a più RT (purché nello stesso punto vendita se fisico) o un RT a più POS;
• spostamenti: per spostare un POS fisico tra due punti vendita diversi, occorre prima chiudere il vecchio legame e poi crearne uno nuovo con l'indirizzo aggiornato;
• venditori ambulanti: questi soggetti godono di una semplificazione; in fase di procedura possono selezionare la casella "Dispositivo ambulante", eliminando l'obbligo di inserire un indirizzo fisico per il collegamento.

Adempimento al momento della vendita

Oltre al collegamento "statico" nel portale, resta l'obbligo operativo: ogni volta che viene emesso un documento commerciale, l'esercente deve continuare a indicare la corretta forma di pagamento e l'ammontare relativo utilizzando le funzioni del proprio RT o della procedura web. Il collegamento telematico serve a validare a monte che lo strumento utilizzato per l'incasso sia ufficialmente censito e abbinato a quella specifica attività commerciale.