A partire dalle operazioni effettuate dal 1° gennaio 2026, la Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l'obbligo di collegamento tra gli strumenti utilizzati per la memorizzazione dei corrispettivi e quelli per l'accettazione dei pagamenti elettronici. L’obiettivo è garantire la tracciabilità delle operazioni e la coerenza tra i pagamenti elettronici ricevuti e i documenti commerciali emessi.

È fondamentale chiarire che non si tratta di un collegamento fisico (tramite cavi o hardware dedicato), ma di un abbinamento logico/virtuale da effettuare tramite il portale "Fatture e Corrispettivi" dell’Agenzia delle Entrate. I dispositivi coinvolti sono i Registratori Telematici (RT) e la procedura web "Documento Commerciale on line".

L’esercente può operare direttamente o avvalersi di un intermediario delegato (ad eccezione della procedura "Documento Commerciale on line", che non è delegabile).

I passaggi principali all'interno del portale "Fatture e Corrispettivi" sono:

• selezione dello strumento di certificazione: si sceglie la matricola del RT attivo nel mese di riferimento;
• associazione del POS: si seleziona il dispositivo di pagamento dall'elenco precaricato dall'Agenzia. Tale elenco si basa sulle comunicazioni inviate mensilmente dagli operatori finanziari (Acquirer);
• indicazione dell'unità locale: è necessario specificare l'indirizzo dell'esercizio dove gli strumenti sono effettivamente utilizzati.

In caso di dati mancanti o errati, l’esercente può inserire manualmente i dati identificativi del POS (Terminal ID, Codice Fiscale e denominazione dell’Acquirer) o segnalare la non titolarità di dispositivi non più in uso.

La procedura è flessibile e permette di gestire scenari complessi:

• Multi-RT: un singolo POS può essere collegato a più registratori telematici presenti nello stesso negozio;
• Multi-Acquirer: se un unico POS fisico è associato a due diversi contratti di convenzionamento (es. uno per circuito PagoBancomat e uno per Carte di Credito), l'esercente deve registrare due distinti collegamenti per lo stesso terminale;
• Server RT: chi utilizza server RT con più punti cassa deve abbinare i POS esclusivamente alla matricola del server RT.

L'Agenzia delle Entrate ha messo ha disposizione una pagina dedicata al collegamento POS-RT, con i isuggerimenti pratici nei casi di più punti vendita, il manuale operativo per il collegamento e le FAQcon le risposte alle domande più frequenti.

Esclusioni dall'obbligo e attività esonerate

Non tutti gli incassi elettronici richiedono il collegamento. Le principali esclusioni riguardano:

• corrispettivi da distributori automatici (vending machine);
• cessione di carburanti e ricarica di veicoli elettrici;
• operazioni certificate esclusivamente tramite fattura;
• attività totalmente esonerate dalla memorizzazione elettronica (es. tabacchi e generi di monopolio).

Se un esercente utilizza lo stesso POS sia per attività soggette a documento commerciale sia per attività esonerate (es. una tabaccheria che vende anche cancelleria), l'obbligo di collegamento sussiste per l'intero strumento. Se invece il POS è dedicato esclusivamente alle vendite esonerate, l'esercente può escluderlo definitivamente dalla procedura tramite la funzionalità "POS non collegati".

Raccomandazioni per gli esercenti

Per un corretto adempimento, si consiglia di:

• verificare i dati degli Acquirer: spesso la banca presso cui si ha il conto non coincide con l'Acquirer che processa i pagamenti. È opportuno controllare i report mensili o il contratto di convenzionamento per identificare il soggetto corretto;
• controllare il Codice ATECO: l'Agenzia valuterà eventuali scostamenti tra transazioni e corrispettivi anche in base al tipo di attività. È bene assicurarsi che il codice ATECO nel Cassetto Fiscale sia aggiornato;
• attenzione alle sanzioni: l'omessa o errata registrazione della modalità di pagamento (contanti/elettronico) al momento dell'emissione del documento commerciale è già soggetta alle sanzioni previste dal D.Lgs. 471/97.

Calendario degli adempimenti

Il calendario degli adempimenti distingue tra la fase di prima applicazione e la gestione a regime.