Utilizzo in via prioritaria della PEC in materia di accise

In tema di rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati, il vigente quadro normativo incentiva l'uso delle comunicazioni telematiche e della posta elettronica certificata (PEC), ora anche domicilio digitale, quale essenziale forma di digitalizzazione che favorisce celerità e semplificazione delle attività nonché riduzione degli oneri, pur sempre preservando la sicurezza dell'integrità e della provenienza delle comunicazioni.

Con la circolare n. 11 del 27 maggio 2025, l'Agenzia delle Dogane invita le associazioni di categoria degli esercenti, che operano nei diversi settori dei prodotti disciplinati dal D.Lgs. 504/95 (TUA) e dalle leggi riguardanti il profilo concessorio e autorizzatorio relativo al settore dei tabacchi e dei prodotti a essi assimilati e succedanei, a sensibilizzare gli stessi verso un generalizzato utilizzo del proprio indirizzo di PEC nel comunicare con le Strutture di questa Agenzia. Analoghe indicazioni valgono anche laddove gli operatori di settore agiscano personalmente.

Si ricorda che l'art. 38 DPR 445/2000 prevede che tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione possono essere inviate anche per via telematica e sono valide purché trasmesse secondo una delle modalità previste dall'art. 65 c. 1 D.Lgs. 82/2005.

L'art. 45 D.Lgs. 82/2005 statuisce che i documenti trasmessi ad una pubblica amministrazione con mezzi telematici idonei ad accertarne la fonte di provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e quindi non è necessario produrre successivamente il documento originale; l'art. 48 D.Lgs. 82/2005 sancisce che la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene tramite PEC e che la trasmissione di un documento informatico tramite posta elettronica certificata equivale a notificazione a mezzo posta.

Sul piano della disciplina dei prodotti sottoposti ad accisa, l'art. 19 bis D.Lgs. 504/95 prescrive ai soggetti tenuti al pagamento dell'imposta e a quelli che intendono iniziare un'attività subordinata al rilascio di una licenza o di un'autorizzazione comunque denominata, di comunicare preventivamente all'Agenzia delle dogane e dei monopoli il proprio indirizzo di PEC. Dispone, inoltre, che l'invio di tutti gli atti e le comunicazioni previste dalle disposizioni che disciplinano i tributi del D.Lgs. 504/95, ivi compresi gli avvisi di pagamento, effettuato da parte di questa Agenzia tramite la posta elettronica certificata, ha valore di notificazione.

Su queste basi giuridiche, si invitano gli operatori ad avvalersi in via prioritaria della facoltà ad essi riconosciuta di presentare denunce, istanze ed ogni altra comunicazione prevista dal D.Lgs. 504/95, con i relativi allegati, mediante trasmissione via PEC senza necessità di doversi recare direttamente presso le Strutture dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli per produrre documenti cartacei e sottoscrivere gli atti d'interesse.

Ciò oltretutto consentirà, a vantaggio degli stessi operatori che aderiranno, di rendere più celere l'azione amministrativa riducendo i tempi necessari a sviluppare le attività interne connesse alla ricezione delle singole istanze.

Nel caso di istanze trasmesse per via telematica dall'operatore, e di conseguenti atti e provvedimenti rilasciati da parte di organi dell'Agenzia, parimenti per via telematica, soggetti ad imposta di bollo quantificata, l'istante può assolvere il tributo mediante pagamento ad un intermediario convenzionato con l'Agenzia delle Entrate il quale rilascia con modalità telematiche l'apposito contrassegno.

Il soggetto interessato comprova l'eseguito versamento applicando la marca da bollo sull'istanza, qualora redatta in formato cartaceo, scansionata e inviata a mezzo PEC, o riportando nell'istanza firmata digitalmente il codice numerico identificativo composto da 14 cifre impresso nel contrassegno telematico, rilasciato dall'intermediario che svolge il servizio di riscossione, unitamente a data ed ora di emissione, allo scopo di riscontro.

Nella seconda ipotesi l'istante trasmette mediante PEC all'Ufficio competente, oltre alla richiesta, anche una apposita dichiarazione sostitutiva ex art. 47 DPR 445/2000 recante gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta di bollo.

Qualsiasi dichiarazione sostitutiva attestante l'assolvimento della imposta di bollo deve essere conservata per 3 anni, ovvero per l'intero termine di decadenza previsto per l'accertamento di eventuali violazioni da parte dell'Amministrazione finanziaria ex art. 37 DPR 642/72, e, in ogni caso, per il periodo corrispondente alla validità del titolo rilasciato, ove superiore ai citati termini.

Fonte: Circ. AD 27 maggio 2025 n. 11/D