Registri contabili 2023: conservazione entro il 31 gennaio 2025

Le società e le persone fisiche esercenti attività d'impresa, arti e professioni, ai fini dell'accertamento, sono obbligati alla tenuta dei registri contabili obbligatori, quali, libro giornale, degli inventari, delle scritture ausiliarie, registri IVA ed il registro dei beni ammortizzabili, nonché dei libri sociali nel caso di società (art. 13 DPR 600/73). I libri e i registri contabili devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, sugli stessi, è dovuto il pagamento dell'imposta di bollo (art. 16, Tariffa, Parte I allegata al DPR 642/72), il cui ammontare varia in relazione alla modalità di tenuta dei libri e dei registri. In particolare, qualora i libri e i registri siano tenuti con sistemi meccanografici e trascritti su supporto cartaceo, l'imposta di bollo è dovuta ogni 100 pagine o frazione di esse, nella misura di 16 euro, oppure 32 euro laddove non sia dovuta la tassa annuale di vidimazione. Diversamente, se la tenuta dei libri e registri avvenga con modalità informatica, le disposizioni cui far riferimento sono contenute all'art. 6 DM 17 giugno 2014, il quale prevede che, per i documenti informatici fiscalmente rilevanti, l'imposta di bollo sia corrisposta mediante versamento con modalità esclusivamente telematica. In tal caso, l'ammontare di cui all'art. 16, della Tariffa allegata al DPR 642/72, è dovuto ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Modalità e termini di conservazione La tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici, ai sensi dell'art. 7 c. 4-ter DL 357/94, è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi. Ciò, a condizione che: in sede di controlli ed ispezioni, gli stessi risultano aggiornati sugli appositi supporti magnetici; vengono stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Tuttavia, il successivo c. 4-quater del citato art. 7, così come modificato dal DL 73/2022, prevede una deroga a quanto appena esposto, stabilendo che, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale, ai sensi del D.Lgs. 82/2005, se in sede d'accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati su richiesta ed in presenza degli organi competenti. Il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d'imposta 2023 è scaduto il 31 ottobre 2024 (soggetti solari), pertanto, la conservazione dei relativi registri, deve avvenire entro il 31 gennaio 2025. Il suindicato termine vale anche per la tenuta dei registri con modalità elettronica, così come previsto dall'art. 3 c. 3 DM 17 giugno 2014, il quale regolamenta la conservazione dei documenti informatici ai fini della rilevanza fiscale. Nello specifico, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. A tal fine, devono essere conservati in modo tale che: siano rispettate le norme del Codice civile, le disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche, nonché le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; siano consentite le funzioni di ricerca e d'estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriore precisazione, dev'essere fatta in relazione ai concetti di tenuta e conservazione. Tali concetti, infatti, come precisato nella Ris. AE 28 marzo 2022 n. 16/E, costituiscono adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Con specifico riferimento ai registri tenuti in formato elettronico: ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo d'essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede d'accesso, ispezione o verifica; entro il suindicato termine di tre mesi, devono essere posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014 e, quindi, anche del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati). Versamento dell'imposta di bollo Qualora s'intenda mantenere in formato elettronico i registri contabili (ad esempio in formato “.pdf”), il versamento dell'imposta di bollo può essere effettuato con modalità telematica, ossia con versamento tramite modello F24 entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, utilizzando il codice tributo 2501. In tal caso, il tributo è dovuto ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. A tal fine, occorre ricordare che, per “registrazione”, s'intende ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. In riferimento al libro giornale, il concetto di registrazione dev'essere riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, mentre, per quanto riguarda il libro inventari, l'accadimento contabile è da riferirsi ad ogni registrazione relativa a ciascun cespite. Diversamente, l'imposta di bollo dovuta sui libri e registri tenuti con sistemi meccanografici e trascritti su supporto cartaceo, è assolta mediante pagamento ad intermediario convenzionato con l'Agenzia delle Entrate, il quale rilascia, con modalità telematiche, apposito contrassegno, ovvero tramite pagamento ai soggetti autorizzati con modello F23, utilizzando il codice tributo “458T”. Termini di conservazione Le norme civilistiche (art. 2220 c.c.), prevedono che le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Dal punto di vista fiscale, l'art. 22 DPR 600/73 aggiunge che, la conservazione, deve avvenire fino a quando non siano definiti gli accertamenti, relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine decennale previsto dal citato art. 2220. Tuttavia, a seguito della modifica attuata all'art. 8 c. 5 L. 212/2000 (Statuto dei diritti del contribuente), dal D.Lgs. 219/2023, attuativo della delega fiscale, l'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione. Il decorso del termine preclude definitivamente la possibilità per l'Amministrazione Finanziaria di fondare pretese su tale documentazione. Sanzioni per omessa tenuta o conservazione dei registri Nei confronti di chi non tiene o non conserva le scritture contabili, i documenti ed i registri previsti dalla normativa in materia d'imposte dirette e IVA, ovvero quelli la cui conservazione è comunque imposta da altre disposizioni tributarie, l'art. 9 D.Lgs. 471/97 prevede l'irrogazione della sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro. Tale sanzione, può essere ridotta fino alla metà del minimo, qualora le irregolarità rilevate nei libri e nei registri o i documenti mancanti siano di scarsa rilevanza, sempreché non ne sia derivato ostacolo all'accertamento delle imposte dovute. Al contrario, è irrogata in misura doppia se vengono accertate evasioni dei tributi diretti e dell'imposta sul valore aggiunto, complessivamente superiori nell'esercizio, a 50.000 euro. ...