Diffida amministrativa: le violazioni assoggettate al nuovo procedimento

A distanza di poche settimane dalla Nota 1357 del 31 luglio 2024, che aveva fornito le primissime indicazioni operative sulle novità più rilevanti del d.lgs. 103/2024, l'INL risolve una serie di dubbi applicativi che si erano subito posti, all'indomani della pubblicazione del decreto, in merito alla nuova diffida amministrativa, strumento che, d'ora in poi, il personale ispettivo potrà utilizzare per promuovere la conformità normativa senza ricorrere immediatamente a sanzioni.

La diffida amministrativa: cos'è e quando è applicabile

Si ricorda che la diffida amministrativa viene testualmente definita come un “invito, contenuto nel verbale di ispezione, rivolto dall'accertatore al trasgressore e agli altri soggetti di cui all'art. 6 della legge 24 novembre 1981, n. 689, prima della contestazione della violazione, a sanare la stessa” (art. 1, co. 2, lett. d, d.lgs. 103/2024).

Trattasi, dunque, di uno strumento che il personale ispettivo adopererà nel corso di un accertamento ispettivo già avviato.

Più in particolare, salvo che il fatto costituisca reato – e al di fuori delle violazioni di obblighi o adempimenti in materia di tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro – con riguardo alle violazioni per le quali è prevista l'applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria non superiore nel massimo a cinquemila euro, e ove si accerti, per la prima volta nell'arco di un quinquennio, l'esistenza di violazioni sanabili, l'organo ispettivo diffiderà l'interessato a porre termine alla violazione, ad adempiere alle prescrizioni violate e a rimuovere le conseguenze dell'illecito amministrativo entro un termine non superiore a venti giorni dalla data della notificazione della stessa. In caso di ottemperanza alla diffida, il procedimento sanzionatorio si potrà così estinguere limitatamente alle inosservanze sanate.

Condizioni di Applicabilità

La Nota 1357/2024 aveva subito definito il perimetro applicativo dell'istituto, chiarendo che la diffida amministrativa è invocabile in costanza di precisi presupposti normativi, di seguito qui brevemente riportati:

• il limite massimo della sanzione amministrativa, corrispondente (nel suo importo superiore) ad euro 5.000, va inteso “come limite in astratto”, nel senso che restano escluse dal campo di applicazione della diffida amministrativa tutte le sanzioni che non hanno un limite massimo, e dunque le sanzioni c.d. proporzionali, calcolate cioè in ragione della durata della violazione (vedi ad esempio la maxi-sanzione per il lavoro sommerso);
• la violazione sanabile deve essere stata accertata per la prima volta nell'arco di un quinquennio, di tal ché, se nei cinque anni antecedenti all'accesso ispettivo, il trasgressore sia stato sanzionato per violazioni ritenute sanabili (ai sensi della medesima diffida amministrativa de qua, o anche con diffida obbligatoria ex art. 13, d.lgs. n. 124/2004), la diffida amministrativa non potrà trovare applicazione.

L'elenco delle violazioni assoggettabili e il “verbale” di diffida amministrativa

Chiariti i presupposti normativi del nuovo istituto, si è subito posto il problema di comprendere per quali violazioni datoriali la diffida amministrativa sia effettivamente applicabile.

Su questo punto, la nuova Nota 6774/2024 fornisce una esemplare elencazione delle infrazioni che rientrano nell'ambito di applicazione della diffida amministrativa, in quanto corrispondenti a sanzioni amministrative il cui importo massimo è compreso nel limite astratto di euro 5.000,00.

Per citarne alcuni: si va dalle irregolarità in materia di istituzione e tenuta del LUL, alle omesse e infedeli registrazioni, agli inadempimenti in materia di comunicazioni amministrative (variazioni o cessazioni dei rapporti di lavoro; cessazione, variazione o sospensione di attività alla CCIAA; comunicazione preventiva lavoro agile; comunicazione distacco intra-rete, etc.), e all'omessa comunicazione preventiva di assunzione (laddove non sia applicabile la c.d. maxisanzione per lavoro “nero”), a taluni inadempimenti retributivi (festività) o contabili (inesattezze), nonché l'omessa corresponsione degli assegni familiari, l'omessa consegna del prospetto paga, l'omessa esibizione documenti richiesti dagli uffici amministrativi  (che coinvolge anche il consulente del lavoro), e alcune irregolarità in materia di apprendistato (piano formativo, tutor aziendale, attribuzione livelli inferiori).

Inoltre, in attesa della implementazione del sistema informatico deputato all'uso del nuovo strumento, la Nota 6774/2024 ha predisposto anche il “modello di verbale di diffida amministrativa” che il personale ispettivo dovrà utilizzare per la relativa procedura. Si tratta di un accorgimento atteso e necessario, che si allinea alla oramai consolidata prassi ispettiva che, già a partire dall'inizio del 2009, si contraddistingue per l'unificazione della modulistica e degli atti relativi alle ispezioni del lavoro (Nota Ministero del Lavoro 9 gennaio 2009, n. 195), cui sono chiamati ad attenersi non solo gli ispettori ministeriali, ma anche i funzionari preposti ai controlli di Inps e Inail (cfr. anche legge 24 novembre 2010, n. 183 – c.d. Collegato lavoro, e Circ. Min. Lavoro n. 41 del 9 dicembre 2010).

Gli effetti sul contenzioso ispettivo e i possibili vantaggi per le imprese

Si può ben comprendere come, con la Nota 6774/2024, l'INL abbia apportato un contributo decisivo nella materia del contenzioso ispettivo, in quanto consente di derubricare con maggiore precisione i casi di infrazioni per i quali risulterà invocabile l'istituto in commento.

D'altra parte, la nuova diffida amministrativa razionalizza e semplifica un segmento importante del diritto sanzionatorio del lavoro: incentivando la conformità volontaria, persegue l'obiettivo di ridurre il carico sanzionatorio sulle imprese che aderiscono ad una cultura di compliance con gli Istituti di vigilanza.

Difatti, il nuovo istituto: da un lato, permette agli ispettori di invitare i trasgressori a sanare talune violazioni, entro un determinato periodo, evitando così di formulare l'immediata “contestazione” dell'illecito amministrativo; da un altro lato, invece, sono ben evidenti i vantaggi per le imprese, le quali, ottemperando nei termini e nelle condizioni di legge l'esplicito invito a regolarizzare potranno così scongiurare il pagamento delle corrispondenti sanzioni amministrative.

Una volta notificata la diffida amministrativa, secondo le modalità demandate alla predisposizione dell'apposito sistema informatico, infatti, sono prefigurabili due distinti scenari. In caso di ottemperanza alla diffida amministrativa: il procedimento di accertamento si estingue limitatamente alle inosservanze sanate. In caso di mancata ottemperanza, invece, il personale ispettivo procederà direttamente a contestare l'illecito entro novanta giorni dall'accertamento (ai sensi dell'art. 14 della L. n. 689/1981), e ad applicare gli importi sanzionatori di cui all'art. 16 della medesima L. n. 689/1981, provvedendo altresì alla revoca del Report certificativo del Sistema di identificazione e valutazione del livello di rischio «basso» di cui all'art. 3, d.lgs. 103/2024 in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro.