Note spese e documenti giustificativi: dematerializzazione e conservazione

La Società intende avviare un processo di dematerializzazione delle note spese e dei documenti giustificativi delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, principalmente per servizi di taxi, utilizzando la carta di credito aziendale. Il progetto, che coinvolgerà anche altre società del gruppo, prevede l'uso di uno smartphone aziendale con tecnologia OCR per creare una versione digitale dei documenti cartacei e un sistema informatico che compila automaticamente i dati nella nota spese, garantendo l'integrità, l'immutabilità e la leggibilità dei documenti. L'Intelligenza Artificiale verrà utilizzata per controlli automatici di coerenza, e le note spese saranno soggette a un processo autorizzativo interno prima di essere inviate all'ente archiviatore certificato AGID. La Società chiede se la procedura è conforme alla normativa di riferimento (D.Lgs. 82/2005 e DM MEF 17 giugno 2014), se i documenti dematerializzati possano essere distrutti e se i documenti rilasciati per i servizi di taxi possano essere considerati "documenti originali non unici" e quindi dematerializzati e conservati. L'Agenzia delle Entrate ha fornito pareri e chiarimenti in merito alla gestione dei documenti analogici in vista della dematerializzazione e conservazione. Secondo la normativa, i documenti informatici con rilevanza fiscale devono essere immodificabili, integri e autentici. L'Agenzia ha ribadito che i giustificativi allegati alle note spese sono documenti analogici originali non unici e possono essere conservati elettronicamente, con la successiva possibilità di distruggere l'originale cartaceo. Inoltre, le fatture elettroniche sono obbligatorie dal 1° gennaio 2024 per i servizi di trasporto resi dai tassisti, ma in assenza di fattura, è necessario un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore. Infine, l'Agenzia delle Entrate ha confermato che la procedura proposta dalla Società può essere adottata a condizione che siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati e che i giustificativi siano originali non unici, permettendo così la distruzione degli originali cartacei dopo la conservazione elettronica. Fonte: Risp. AE 24 giugno 2024 n. 142