Metadati sul lavoro: esteso a 21 giorni il periodo di conservazione

Per comprendere la questione, è essenziale definire cosa si intende per metadati nel contesto delle e-mail aziendali. I metadati sono informazioni aggiuntive registrate automaticamente nei log dai sistemi server che gestiscono e smistano la posta elettronica, noti come Mail Transport Agent (MTA). Tali dati includono informazioni come il mittente, il destinatario, l'orario di invio, l'indirizzo IP e altre informazioni tecniche che tracciano il percorso delle e-mail attraverso vari server ovvero le postazioni terminali definite come Mail User Agent (MUA).

L'importanza dei metadati

La rilevanza dei metadati è duplice:

• da un lato, forniscono un mezzo per monitorare e ottimizzare il traffico e la sicurezza delle comunicazioni aziendali;
• dall'altro, la loro raccolta e conservazione, può impattare in maniera negativa sulla protezione dei dati dei lavoratori.

Invero, i metadati raccolgono un'ampia gamma di informazioni che documentano le operazioni di invio, ricezione e smistamento dei messaggi come gli indirizzi e-mail del mittente e del destinatario; gli indirizzi IP dei server o dei client coinvolti nella trasmissione del messaggio; gli orari di invio o ricezione del messaggio, la dimensione del messaggio e di eventuali allegati e in certi casi, anche l'oggetto del messaggio, a seconda...