Whistleblowing: gli specifici adempimenti del datore di lavoro

In data 15 marzo 2023, in accordo ai principi di trasparenza e responsabilità in tema di segnalazioni, è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale, il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, avente ad oggetto la disciplina di protezione dei cd. whistleblowers, ossia delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea lesive dell'interesse pubblico o dell'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Le citate disposizioni entreranno in vigore a partire dal 15 luglio 2023.

Campo di applicazione

Le norme contenute nel presente decreto riguardano in via generale tutte le aziende private che nell'ultimo anno abbiano impiegato una media di almeno 50 lavoratori subordinati, ad eccezione di quei settori di attività (es. finanziario, della sicurezza dei trasporti, tutela dell'ambiente...), considerati particolarmente delicati, nei confronti dei quali il limite di organico di cui sopra non troverà applicazione.

Le tutele previste hanno un raggio di applicazione molto ampio, ed infatti, si estendono a tutti i soggetti che segnalano violazioni di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito del proprio rapporto lavorativo, in qualità di dipendenti o collaboratori, lavoratori subordinati e autonomi, liberi professionisti, volontari e tirocinanti anche non retribuiti, azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Inoltre, le misure di protezione si applicano anche ai cosiddetti “facilitatori”, colleghi, parenti o affetti stabili di chi ha segnalato.

Adempimenti datoriali

Quanto agli adempimenti, l'art. 5 D.lgs. 24/2023 stabilisce che i datori di lavoro sono tenuti alla attivazione di specifici canali di segnalazione interni atti a garantire la riservatezza dell'identità del soggetto segnalante, della persona coinvolta e di quella oggetto della segnalazione, oltre che del contenuto di quest'ultima e della relativa documentazione.

In particolare, le aziende, in via del tutto discrezionale, potranno affidare la gestione del citato canale ad una persona o ad un ufficio aziendale interno, autonomo e gestito da personale specificamente formato, o in alternativa, avvalersi di soggetti esterni, ugualmente formati.

Con riguardo alla concreta gestione del canale interno, i soggetti responsabili dello stesso, sono tenuti a svolgere le seguenti attività:

a) rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b) mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;

c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

d) fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;

e) fornire in modo chiaro e specifico adeguate informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed eventualmente esterne.

Le suddette informazioni dovranno essere esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, e in ogni caso accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengano un rapporto giuridico con l'azienda.

Se dotati di un proprio sito internet, sarà onere dei soggetti del settore pubblico e del settore privato pubblicare le suddette informazioni anche in una apposita sezione dello stesso.

La segnalazione: modalità e requisiti formali

Ai sensi dell'art. 4 D.Lgs. 24/2023, è previsto che le segnalazioni possano essere effettuate in forma scritta (anche mediante modalità informatiche) oppure in forma orale, peraltro potendosi utilizzare linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, attraverso un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione esterna: il ruolo sempre più incisivo dell'ANAC

La segnalazione esterna all'ANAC (Autorità nazionale anticorruzione), è ammessa, invece, se, al momento della presentazione da parte del soggetto interessato, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4;

b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Anche in questo caso, le modalità di segnalazione rimangono quelle precedentemente descritte e, quindi, le stesse potranno essere effettuate tramite piattaforma informatica messa a disposizione dall'ANAC o in forma scritta, orale o anche attraverso un incontro in presenza fissato in un tempo ragionevole. 

Il decreto rafforza altresì la competenza dell'Autorità de qua, conferendo alla stessa anche poteri sanzionatori. Infatti, l'ANAC diventa l'unico soggetto competente a valutare le segnalazioni e l'eventuale applicazione delle sanzioni amministrative sia per quanto concerne il settore pubblico che quello privato, potendo irrogare sanzioni da 5mila a 30mila euro nel caso di attività ritorsive a danno del segnalante, da 10mila a 50mila euro in caso mancata implementazione dei canali di segnalazione.

Da ultimo si evidenzia un aspetto peculiare della normativa oggetto della presente disamina, ossia il riconoscimento della tutela anche in caso di segnalazioni o divulgazioni rivelatesi poi infondate, a patto che il soggetto segnalante abbia avuto fondati motivi di ritenere che le violazioni fossero concretamente vere, salvi ovviamente i casi di dolo o colpa grave.