Il quesito

Nell'interpello, il sostituto d'imposta descrive dettagliatamente la procedura che intende adottare per la digitalizzazione, trasmissione e conservazione elettronica dei giustificativi di spesa presentati dai lavoratori inviati in trasferta. Su tali basi, poi, l'istante chiede se sia possibile procedere alla distruzione degli originali cartacei.

La risposta delle Entrate

L'Agenzia ricorda come sia esclusa dall'ambito dell'istituto dell'interpello la valutazione di quesiti in cui sia predominante la rilevazione di elementi di fatto apprezzabili solo in sede di accertamento (sul tema, si può vedere la Circ. 9/E/2016). Pertanto, la risposta non verte sull'idoneità del processo di digitalizzazione e conservazione descritto dall'istante, ma solo sulla possibilità di distruggere i documenti originali su supporto cartaceo, ossia sulla loro “dematerializzazione”.

In questo quadro, l'Agenzia richiama le sue precedenti determinazioni, riassumendo i termini della questione.

Innanzitutto, l'Agenzia ricorda come i giustificativi allegati alle note spese abbiano natura di documenti “non unici”, ossia documenti il cui contenuto, in linea generale, secondo la definizione che ne dà il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005), sia rinvenibile non solo dalla consultazione dell'originale, ma anche attraverso l'a...