Proroga per le Assemblee Soci totalmente da remoto

Il Senato ha approvato il disegno di legge sulla conversione in legge del DL 198/2022, recante disposizioni urgenti in materia di termini legislativi (“Milleproroghe”).

Il provvedimento dovrà ora esser approvato dalla Camera per la conversione definitiva entro il 27 febbraio, pena la decadenza. Tra le varie proroghe previste dall’atto in esame, una riguarda la possibilità di svolgere la assemblea dei soci di enti e società (“Assemblea”) esclusivamente da remoto.

Nello specifico, il Milleproroghe prevede di modificare l’art. 3, c. 1, DL 228/2021 conv. in legge 15/2022, sostituendo le parole: “31 luglio 2022” con “31 luglio 2023”, di fatto consentendo di rinnovare la legislazione nata per fronteggiare l’emergenza da Covid-19.

Il Milleproroghe, infatti, va a prorogare, tra le altre cose, anche buona parte dell’art. 3 DL 18/2020 per l’appunto denominato “Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19” (“Decreto Cura Italia”).

In estrema sintesi, vengono prorogate le varie possibilità di svolgimento agevolato dell’Assemblea dei soci, possibilità poi estesa nella prassi anche per CdA e Collegio Sindacale, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 e 2404 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi. Suddetta posizione di ampliamento è confermata da pressocché tutta la dottrina creatasi sul punto nonché dalle massime del Consiglio Notarile di Milano nn. 187 e 200 del 2021 e dal documento di ricerca del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (“CNDCEC”) rilasciato in data 18.03.2020.

Effetti Pratici della proroga

Tempistiche di approvazione del bilancio

La proroga del Decreto Cura Italia effettuata dal Milleproroghe non è, tuttavia, piena ed indistinta in quanto non viene rinnovata la possibilità di derogare agli articoli 2364 e 2478-bis, c.c. o alle diverse disposizioni statutarie, relativamente alla convocazione dell'assemblea per l’approvazione del bilancio, rispettivamente per Società per azioni (“SpA”) e società a responsabilità limitata (“Srl”), entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio anziché gli ordinari 120 giorni.

In base al codice civile (2364 per le SpA), solo una previsione di statuto può consentire di derogare alla regola dell’approvazione del bilancio entro i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e fissarla entro i 180 giorni. La possibilità di fruire del maggior termine di 180 giorni, inoltre, è condizionata espressamente a:

• redazione del bilancio consolidato;
• particolari esigenze relative alla struttura della società;
• particolari esigenze relative all’oggetto della società.

Al riguardo, v’è da dire che la maggior parte degli statuti replica le disposizioni contenute nell’art. 2364 c.c. senza specificare, né dettagliare le particolari esigenze relative alla struttura della società, o le particolari esigenze relative all’oggetto della società. Del resto, una dettagliata elencazione dei casi nei quali è ammissibile il rinvio sembra difficilmente prospettabile a priori, potendo rientrare nella fattispecie anche eventi connotati da straordinarietà. In tali casi, peraltro, è rimesso agli amministratori il compito di valutare la significatività dell’evento o della vicenda fornendone un’adeguata e dettagliata illustrazione nella relazione ex art. 2428 c.c.

Il Milleproroghe, pertanto, non varierà la tempistica di approvazione dei bilanci in chiusura al 31 dicembre 2022 che resterà concessa fino al 30 giugno 2023 solo per i casi eccezionali tassativamente previsti da c.c. e statuto.

Agevolazione dell’Assemblea

Ciò che il Milleproroghe, invece, facilita notevolmente è lo svolgimento dell’Assemblea di SpA, Srl, società in accomandita per azioni (“SapA”), società cooperative e mutue assicuratrici, le quali, anche in deroga ai rispettivi statuti, potranno prevedere:

1. l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza;
2. l'intervento all'Assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; e
3. lo svolgimento dell’Assemblea anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che     garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il  presidente,  il segretario o il notaio.

È evidente come il Milleproroghe impatti in maniera rilevante sullo svolgimento delle Assemblee consentendo, ad esempio, di svolgere le riunioni di approvazioni di bilancio senza la, non sempre agevole, compresenza nello stesso luogo di segretario e presidente. Basti pensare alle holding finanziarie o ai grandi gruppi multinazionali per comprendere l’effettiva semplificazione che la proroga in parola consente, sena tralasciare che lo svolgimento “totalmente da remoto” può agevolare anche le tante PMI che caratterizzano il tessuto economico italiano.

Orientamenti Notarili estensivi

Sul tema appare utile richiamare i molto utili e pratici orientamenti del consiglio notarile di Milano, il quale in data 23 novembre 2021 ha, tra le altre cose, precisato che la previsione dell’indicazione del “luogo” di svolgimento dell’Assemblea è suscettibile di un’interpretazione al passo con l’evoluzione dei tempi e della stessa legislazione. La norma, infatti, ha mantenuto a tale riguardo il medesimo tenore letterale della sua originaria formulazione del 1942, allorquando l’unica modalità di partecipazione a una riunione collegiale era la presenza “fisica” di più persone nel medesimo luogo “fisico”. Da allora non solo sono comparsi i mezzi di telecomunicazione, ma è cambiato anche il contesto normativo, proprio su questi aspetti. L’art. 2370, comma 4, c.c., rende equivalente a tutti gli effetti l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione (ove consentito dallo statuto) all’intervento di persona in un luogo fisico. Di conseguenza, lo stesso tenore letterale dell’art. 2366, comma 1, c.c., diviene suscettibile di essere interpretato in coerenza con tale evoluzione, ritenendo cioè che il “luogo” che deve necessariamente essere indicato nell’avviso di convocazione possa anche non essere un “luogo fisico”, bensì anche solo un “luogo virtuale”, consistente nella o nelle piattaforme informatiche o di telecomunicazione che saranno utilizzate per l’intervento in Assemblea.

Ulteriori semplificazioni prorogate

Il Milleproroghe consente altresì di usufruire fino al 31 luglio 2023 di ulteriori “semplificazioni”, nello specifico:

• le Srl possono consentire, anche in deroga a quanto previsto dal 2479 c.c. e dallo statuto, che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto;
• al fine di agevolare le operazioni di svolgimento delle Assemblee di società quotate, di società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione (AIM) e alle società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante, si rinnova la preferenza alla figura e al ruolo del rappresentante designato, ai sensi dell’art. 135-undecies del Decreto legislativo n. 58/1998, cosiddetto testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria (“TUF”).
• Il rappresentante designato è il soggetto a cui, solitamente, i soci possono conferire delega con le istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte poste all’ordine del giorno. Grazie al Milleproroghe, il rappresentante designato fino al 31 luglio 2023 potrà essere nominato anche in deroga alle previsioni di statuto; ad esso potrà essere consentito in esclusiva l’intervento in Assemblea (impedendo, in tal modo l’accesso agli azionisti), e potranno essergli conferite deleghe o sub-deleghe anche in deroga a quanto previsto nel summenzionato art. 135-undecies del TUF.