Evoluzione dell’organo amministrativo tra sostenibilità e digitalizzazione

In data 23 gennaio 2023 Assonime, l'associazione fra le società italiane per azioni, ha presentato uno studio denominato “L’evoluzione dell’organo amministrativo tra sostenibilità e trasformazione digitale” (Rapporto), volto ad esaminare l’evoluzione del consiglio di amministrazione (“CdA”) connessa alle epocali trasformazioni di sostenibilità e digitalizzazione.

Il Rapporto si divide in 3 parti. La I parte è dedicata al tema della sostenibilità, la II parte affronta l’argomento della digitalizzazione e la III parte evidenzia il legame complementare tra i due profili, individuando possibili linee di indirizzo per agevolare la doppia transizione verso una gestione sostenibile e digitale.

Il concetto di sostenibilità

Il quadro normativo UE e le sue prossime evoluzioni (direttiva sulla due diligence in materia di ambiente e diritti umani, direttiva sul report di sostenibilità, disciplina sulla sostenibilità per gli intermediari finanziari e bancari) stanno delineando una nuova dimensione per la grande impresa europea. Questa evoluzione è già in atto per le società quotate, per le quali la pressione del legislatore e del mercato hanno spinto i CdA a identificare le opportunità e i rischi non finanziari, ma le ormai prossime discipline europee introdurranno ulteriori fattori di cambiamento, rappresentati da obblighi di due diligence in ambito ambientale e sociale; dall’ampliamento dei doveri fiduciari degli amministratori; dall’obbligo di adozione di un piano per la strategia climatica; da rafforzati obblighi di trasparenza sull’informativa di sostenibilità.

La rilevanza dei profili di sostenibilità socio-ambientale comporta un ampliamento degli interessi e dei rischi che il CdA deve considerare e integrare nelle strategie e nella governance. Questo comporta: (i) un ampliamento del perimetro dell’analisi di materialità e di mappatura dei rischi, con un effetto immediato sulla responsabilità del CdA nelle fasi di esame del piano industriale, di valutazione del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; (ii) l’integrazione dei profili di sostenibilità nei piani strategici e industriali; (iii) la necessità di individuare, gestire e prevenire anche i rischi ambientali e sociali; (iv) la valutazione degli aspetti socio-ambientali anche nella gestione quotidiana.

La Direttiva del Parlamento Europeo e del Consiglio relativa al dovere di diligenza delle imprese ai fini della sostenibilità e che modifica la direttiva (UE) 2019/1937 (Direttiva DD) avrà un impatto anche sulla governance delle grandi imprese (doveri fiduciari, remunerazioni). Gli amministratori sono chiamati alla ponderazione degli interessi coinvolti nella decisione. La Direttiva DD prefigura un ordine di priorità nella valutazione degli interessi, identificando come primario l’interesse della società, così come definito dal complesso dei soci. Oltre alla cura del dialogo con gli stakeholder, si dovrà porre particolare attenzione: (i) al processo decisionale del CdA, che evolve attraverso una maggiore proceduralizzazione delle scelte, imponendo un adeguamento dei flussi informativi all’interno del CdA: la cura dell’informativa pre-consiliare, i doveri informativi in capo ai delegati, il potere-dovere di chiedere informazioni in capo ai singoli consiglieri; (ii) alla formalizzazione della motivazione alla base della decisione assunta che diviene un punto dirimente sotto il profilo della responsabilità degli amministratori.

La digitalizzazione

La digitalizzazione rappresenta una sfida innovativa che impone al CdA di valutare le opportunità e i rischi del ricorso alle nuove tecnologie come strumento nella gestione dell’impresa. In assenza di una cornice normativa definita a livello nazionale ed europeo, queste opportunità vengono delineate da alcune discipline settoriali (in particolare per il settore finanziario); nell’ambito di alcuni Codici di Autodisciplina europei (v. Codice Olandese, Spagnolo e Belga) e dalla prassi. Agli amministratori compete la valutazione discrezionale circa l’implementazione delle tecnologie nel business e nella gestione, tenendo conto della natura e delle dimensioni dell’impresa, nonché del rapporto tra investimenti necessari, benefici attesi e gestione dei rischi.

Gli ambiti in cui la tecnologia può supportare il CdA nell’esercizio della sua funzione riguardano: (i) l’organizzazione dell’attività: ad esempio, nelle modalità di svolgimento delle riunioni; (ii) i processi decisionali: ad esempio: ricorrendo a strumenti di intelligenza artificiale che si avvalgono di algoritmi predittivi utili nelle scelte di gestione; (iii) l’attività di monitoraggio e compliance: ad esempio, alla rilevazione di frodi o ai rischi di reato rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/01; (iv) i processi di sostenibilità: concorrendo in modo efficiente al processo di monitoraggio e selezione degli obiettivi ESG; migliorando il dialogo con stakeholder e shareholder.

Le nuove tecnologie impattano sui doveri di pianificazione strategica del CdA sia come oggetto della pianificazione sia come strumento per la realizzazione della stessa.

Le tecnologie che si avvalgono di algoritmi rappresentano una possibile modalità di strutturare processi e procedure interni. La Blockchain ed i sistemi di intelligenza artificiale possono essere utilmente predisposti (i) per garantire efficienti flussi informativi; (ii) per la compliance, avvalendosi di blockchain che consentono di tracciare tutte le fasi in cui sono assolti gli adempimenti richiesti dalla legge; o (iii) per garantire la gestione di alcuni rapporti con fornitori e partner nelle filiere produttive con l’impiego di smart contract.

Gestione Sostenibile e Digitale

Dalle analisi svolte nelle prime due parti del Rapporto si individuano cinque linee di indirizzo che possono guidare la funzione di amministrazione verso una gestione sostenibile e digitale, in un’ottica di complementarietà tra le 2 trasformazioni in atto:

• sviluppare canali di ascolto per la rilevazione degli interessi degli stakeholder anche attraverso l’uso delle nuove tecnologie;
• valorizzare la collegialità e la competenza del CdA per assicurare un approccio strategico alla sostenibilità e alla digitalizzazione;
• ripensare assetti organizzativi, procedure e flussi informativi in chiave di innovazione sostenibile e digitale nel medio-lungo periodo;
• considerare sostenibilità e digitalizzazione come opportunità di crescita delle PMI;
• più ampie responsabilità degli amministratori.

Responsabilità del CdA

L’ultimo aspetto esaminato nel Rapporto attiene la responsabilità degli amministratori con riguardo alle scelte di sostenibilità e digitalizzazione. In entrambi gli ambiti può ritenersi operante il principio della Business Judgment Rule combinato con il principio dell’adeguatezza degli assetti organizzativi:

• la ponderazione degli interessi degli azionisti con quelli degli stakeholder implica necessariamente un’ampia discrezionalità, con la possibilità di un sindacato solo sul modo in cui la scelta è stata assunta. Ciò implica la necessità di dare massima attenzione al metodo posto alla base della ricognizione, ponderazione e valutazione degli interessi;
• anche le decisioni - sia di natura strategica, sia organizzative - relative all’uso delle nuove tecnologie, ricadrebbero nel perimetro di applicazione della Business Judgment Rule, con la conseguenza che le stesse possono configurarsi come fonte di responsabilità, solo qualora si dimostri che la decisione sia stata assunta senza un’adeguata informazione e valutazione dei rischi e senza l’adozione delle cautele che l’operazione avrebbe richiesto;
• quando, invece, gli amministratori non abbiano tenuto conto degli impatti in termini di sostenibilità o non abbiano organizzato l’attività d’impresa in modo da implementare gli stringenti obblighi di due diligence, i confini della Business Judgment Rule appaiono più incerti, posto che la normativa impone un percorso guidato agli amministratori nell’effettuare le scelte organizzative corrispondenti.