Registri contabili: tenuta e conservazione su supporto informatico

Tra i diversi adempimenti di fine anno occorre ricordare la stampa dei registri contabili: deve essere assolta entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo d'imposta. Il DL 73/2022 c.d. decreto Semplificazioni abroga l'obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici: ai fini della regolarità della tenuta della contabilità, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e procedere alla loro stampa soltanto all'atto di eventuali richieste da parte dell'Amministrazione finanziaria in sede di controllo.

Come noto, l'imprenditore ha l'obbligo di dare evidenza dei fatti economici che hanno interessato la propria impresa commerciale. Tale obbligo è sancito dalle disposizioni sia civilistiche che fiscali.

L'art. 2214 c.c rubricato “Libri obbligatori e altre scritture contabili” dispone, infatti, che l'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve, altresì, tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Tali disposizioni non si applicano ai piccoli imprenditori.

L'art. 14 DPR  600/73 denominato «Scritture contabili delle imprese commerciali, delle società e degli enti equiparati» dispone che  le società, gli enti e gli imprenditori commerciali devono in ogni caso tenere:

• il libro giornale e il libro degli inventari;
• i registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto;
• le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito;
• le scritture ausiliarie di magazzino, tenute in forma sistematica e secondo norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali.

I soggetti stessi devono inoltre tenere, in quanto ne ricorrano i presupposti, il registro dei beni ammortizzabili, il registro riepilogativo di magazzino e i libri sociali obbligatori di cui ai numeri 1 e s. dell'art. 2421 c.c.

Ai sensi dell'art.18  DPR 600/73 le imprese in contabilità semplificata non devono tenere i registri e le scritture contabili. Nei registri IVA dovranno quindi essere annotate tutte le operazioni: sia quelle rilevanti ai fini IVA, sia quelle rilevanti solo ai fini delle imposte sui redditi.

Si ricorda, tuttavia, che possono essere previsti ulteriori libri contabili da leggi speciali per alcuni determinati settori.

Il decreto Semplificazioni dispone una importante novità in materia di registri contabili/IVA e loro conservazione consentendo oltre alla tenuta, anche la conservazione dei registri contabili con sistemi elettronici, anche in difetto di conservazione sostitutiva digitale effettuata ai sensi del Codice dell'amministrazione digitale.

Sull'argomento della tenuta della contabilità, l'Agenzia delle Entrate è intervenuta di con la Ris. AE 28 marzo 2022 n. 16 ribadendo che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;

b) entro tale momento vanno posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014 e, quindi, anche del Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso DM rinvia, laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati), in caso contrario.

Fonte: art. 1 c. 2 bis DL 73/2022