La procedura di dematerializzazione delle note spese

La nota spese rappresenta un documento riepilogativo in cui il dipendente, o un soggetto ad esso assimilato (collaboratori ed amministratori) riporta analiticamente le somme da lui stesso anticipate per lo svolgimento di determinate attività in occasione di una trasferta su incarico del datore di lavoro (ad esempio: ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico). In caso di rimborso analitico (o a piè di lista), le spese anticipate dal lavoratore dipendente sono riportate analiticamente in una nota spese e ad essa sono allegati i documenti che giustificano i costi che sono stati sostenuti (ad esempio: gli scontrini o biglietti dei parcheggi ovvero dei mezzi di trasporto).  A livello operativo, la nota spese deve riportare i dati anagrafici del lavoratore; il giorno e il luogo in cui sono state sostenute le spese; la tipologia di spesa anticipata e il relativo ammontare.

 Principi generali

La conservazione delle note spese e dei giustificativi di spesa in formato digitale è ormai largamente diffusa. Con riferimento alla procedura da seguire per la corretta dematerializzazione delle note spese, l'Agenzia delle Entrate si è espressa in diverse occasioni (tra le altre, ultimamente, si vedano le risposte agli interpelli 9 ottobre 2019 n. 388; 17 ottobre 2019 n. 417 e 740 del 20 ottobre 2021) fornendo i seguenti principi di carattere generale:

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