Il lavoro agile, diventato a causa della pandemia oggetto di interesse della maggior parte delle realtà aziendali, è una particolare modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato, introdotta al fine di incrementare la competitività e di agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro.
Secondo la disciplina ordinaria (L. 81/2017), tale modalità:
è subordinata alla sottoscrizione di un accordo tra le parti;
prevede un'alternanza della prestazione lavorativa, eseguita in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa predeterminata, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale.
Le continue modifiche e le numerose proroghe intervenute in materia di smart working hanno generato complicazioni normative ed interpretative, anche dal punto di vista prettamente operativo.
Pertanto, la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, nell'approfondimento del 29 settembre 2022, cerca di risolvere i dubbi applicativi, in particolare in merito alle procedure di comunicazione.
Cosa prevede la disciplina ordinaria?
La disciplina ordinaria – che è stata sempre in vigore (anche durante il periodo emergenziale) e che è stata applicata integralmente a decorrere dal 1° settembre scorso e sino al 22 settembre 2022 (data di entrata in vigore della conversione in Legge del Decreto Aiuti bis) – prevede la stipulazione per iscritto dell'accordo individuale (artt. 19 e 21 L. 81/2017).
In riferimento ai requisiti e ai contenuti dell'accordo, il 7 dicembre 2021 il ministero del Lavoro ha raggiunto un accordo con le Parti sociali riguardante il "Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile" nel settore privato, che contiene numerose indicazioni volte ad incentivare l'utilizzo di tale strumento in tutti i settori del mondo del lavoro.
Facciamo ordine sulle ultime modifiche
Al fine di dare ordine alle diverse disposizioni in materia è utile capire temporalmente il susseguirsi delle norme e l'impatto che le stesse hanno generato.
1. Il Decreto “Conciliazione vita-lavoro”
Attraverso le disposizioni contenute nel D.Lgs. 105/2022, il Legislatore è intervenuto riformulando la normativa che prevede una specifica priorità di accesso al lavoro agile in caso di apposita richiesta da parte di specifiche categorie di lavoratori.
Decreto "Conciliazione vita-lavoro" - D.Lgs. 105/2022
Norma di riferimento
Tipologia di intervento
In che modo intervengono le modifiche?
art. 18, c. 3 bis, L. 81/2017
Modifica: introduce una priorità nell'accesso alla modalità, ma non un diritto
I datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi per l'esecuzione di smart working sono tenuti a riconoscere priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile formulate:
dalle lavoratrici e dai lavoratori con figli fino a 12 anni di età o senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità;
dai lavoratori con disabilità in situazione di gravità accertata;
dai lavoratori che siano caregivers
art. 18, c. 3 ter, L. 81/2017
Novità
Il rifiuto, l'opposizione o l'ostacolo alla fruizione del lavoro agile, se rilevati nei due anni antecedenti alla richiesta della certificazione della parità di genere (art. 46 bis D.Lgs. 198/2006) o di analoghe certificazioni previste dalle regioni e dalle province autonome nei rispettivi ordinamenti, impediscono al datore di lavoro il conseguimento delle stesse certificazioni
N.B. La lavoratrice o il lavoratore che richiede di fruire del lavoro agile non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura adottata in violazione di tali limitazioni è da considerarsi ritorsiva o discriminatoria e, pertanto, nulla.
2. La conversione in Legge del Decreto Semplificazioni
Con la conversione in Legge del Decreto Semplificazioni (DL 73/2022 conv. in L. 122/2022), il Legislatore ha reso strutturale la procedura semplificata di comunicazione relativa alla disciplina ordinaria del lavoro agile.
Decreto Semplificazioni - DL 73/2022 conv. in L. 122/2022
Norma di riferimento
Tipologia di intervento
In che modo intervengono le modifiche?
art. 23 L. 81/2017
Modifica
Dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro deve comunicare in via telematica al ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le modalità individuate con il DM 22 agosto 2022 n. 149.
Non è più necessario allegare l'accordo individuale di lavoro agile sottoscritto tra datore di lavoro e lavoratore (deve essere comunque conservato dal datore di lavoro ai fini della prova e della regolarità amministrativa per 5 anni dalla sottoscrizione)
N.B. In merito all'utilizzo del servizio REST – utilizzato per la trasmissione massiva di periodi di smart working quale modalità alternativa di comunicazione rispetto all'applicativo informatico – si precisa che è necessario l'adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro al fine di consentire la trasmissione telematica da questi ultimi al sistema informatico del Ministero.
A seguito di numerose criticità operative si è introdotto un periodo transitorio, precisando che in fase di prima applicazione delle nuove modalità, l'obbligo di comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.
Si segnala, infine, che l'obbligo riguarda soltanto i nuovi accordi di lavoro agile o qualora si intenda procedere a modifiche (incluse proroghe) di precedenti accordi. Restano, invece, valide le comunicazioni già eseguite secondo le modalità della disciplina previgente.
3. La conversione in Legge del Decreto Aiuti bis
Con la conversione in Legge del Decreto Aiuti bis (artt. 23 bis e 25 bis DL 115/2022 conv. in L. 142/2022), il Legislatore:
proroga le disposizioni che consentono ai lavoratori genitori di figli under 14 e ai lavoratori fragili di lavorare in smart working;
proroga, per l'intero settore privato, la possibilità di utilizzare la modalità emergenziale di lavoro agile, che si era conclusa il 1° settembre 2022 con il ritorno alla disciplina ordinaria.
Decreto Aiuti bis - artt. 23 bis e 25 bis DL 115/2022 conv. in L. 142/2022
Norme di riferimento
Tipologia di intervento
In che modo intervengono le modifiche?
art. 90, c. 4, DL 18/2020 conv. in L. 27/2020
Reintroduzione fino al 31 dicembre 2022 della disciplina terminata al 31 agosto 2022
La modalità di lavoro agile può essere applicata dai datori di lavoro privati a ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali previsti dalla normativa vigente. Gli obblighi di informativa sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito internet dell'INAIL
N.B. Dal punto di vista giuridico gli accordi già sottoscritti dal 1° settembre 2022 sino all'entrata in vigore della proroga dal Decreto Aiuti bis continueranno ad essere validi.
art. 26, c. 2 bis, DL 18/2020 conv. in L. 27/2020
Reintroduzione fino al 31 dicembre 2022 della disciplina terminata al 30 giugno 2022: reintroduce un diritto allo svolgimento della prestazione in lavoro agile
I c.d. lavoratori fragili svolgono di norma la prestazione lavorativa in modalità agile, anche attraverso l'adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento o lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto
art. 90, c. 1 e 2, DL 34/2020 conv. in L. 77/2020
Reintroduzione fino al 31 dicembre 2022 della disciplina terminata al 31 luglio 2022: reintroduce un diritto allo svolgimento della prestazione in lavoro agile
I genitori lavoratori dipendenti del settore privato che hanno almeno un figlio minore di anni 14 - a condizione che nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell'attività lavorativa o che non vi sia genitore non lavoratore - hanno diritto a svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile anche in assenza degli accordi individuali.
Il medesimo diritto allo svolgimento delle prestazioni di lavoro in modalità agile è riconosciuto, sulla base delle valutazioni dei medici competenti, anche ai lavoratori maggiormente esposti a rischio di contagio da virus SARS-CoV-2, in ragione dell'età o della condizione di rischio derivante da immunodepressione, da esiti di patologie oncologiche o dallo svolgimento di terapie salvavita o, comunque, da comorbilità che possono caratterizzare una situazione di maggiore rischiosità accertata dal medico competente nell'ambito della sorveglianza sanitaria
N.B. Si ricorda che tale diritto può essere esercitato solo a condizione che tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione.
Si precisa che il Decreto Aiuti bis non ha però operato nessuna proroga dei termini relativi alla sorveglianza sanitaria eccezionale (terminata il 31 luglio 2022).
Schema pratico: la procedura di comunicazione
In tabella si riassumono le modalità di comunicazione, confrontando disciplina ordinaria e semplificata.
Procedura
Ordinaria
Semplificata
Accordo
Necessario
Non necessario
Periodo
Lavoro agile per i periodi che si estendono temporalmente oltre il 31 dicembre e laddove siano stati sottoscritti accordi individuali.
Riguarda soltanto i nuovi accordi di lavoro agile o qualora si intenda procedere a modifiche (incluse proroghe) di precedenti accordi
Lavoro agile avente per oggetto periodi che terminano entro il 31 dicembre 2022
Comunicazione
Dal 1° settembre si devono utilizzare le modalità individuate con il DM 22 agosto 2022 n. 149.
È stato previsto un periodo transitorio che consente di inviare le comunicazioni sopra indicate entro il 1° novembre.
Modalità semplificata utilizzando esclusivamente la modulistica (template in formato excel per comunicare l'elenco dei lavoratori coinvolti) e l'applicativo informatico resi disponibili dal ministero del Lavoro
Fonte: Approfondimento Fondazione Studi Consulenti del Lavoro 29 settembre 2022